Top.Mail.Ru

Публикации


Работа с досье – замечания управляющего документами

Перечислены самые распространенные виды досье. Описано несколько идей, реализация которых позволит вам оптимизировать работу по созданию досье участников закупочных процедур, по сохранению электронных копий бумажных оригиналов и их последующей распечатке из СЭД, по кодификации местоположения досье, по противодействию быстрому росту объемов досье за счет формирования некоторых видов документов в отдельные дела. Поясняем, от чего зависит срок хранения досье.

У информационных систем, как у семи нянек дитя без глазу остаться может

Перечислены примеры ошибок, которые часто допускаются на практике, когда в организации одновременно используется несколько информационных систем ­(например, СЭД, электронная почта, CRM-система для договорной работы и т.д.). Это касается проблем со справочниками, неконтролируемого размножения электронных документов, разбиения единого бизнес-процесса по избыточному числу информационных систем и т.д. Прочитав статью, вы поймете, на что обращать внимание службе ­делопроизводства.

Как организации отразить изъятие ее документов и дел?

Если вы впервые столкнулись с выемкой документов, то можете растеряться. Разве можно отдавать оригиналы, а что останется у вас (в архиве организации)? Как заверить копии документов и дел? Каким образом зафиксировать факт выемки в учетных документах? И главное, как быстро выполнить эту работу?

Регистрируем приказ, рассылаем и контролируем

Как выглядит процедура регистрации приказа? Как разработать регистрационные формы так, чтобы они были удобны в текущей работе и для формирования аналитики? Как организовать ознакомление с приказом и контроль исполнения его поручений?

Изменения и дополнения к приказу

Как оформить изменение либо дополнение к приказу и как с ним ознакомить? Существуют ли ограничения на количество дополнений к одному приказу по основной деятельности?

Загадки в оформлении приложений

Статья посвящена «несовершенствам» ГОСТа Р 6.30-2003. При его внимательном прочтении возникает множество вопросов относительно надлежащего способа оформления приложений. На каких документах следует оформлять реквизит «Отметка о наличии приложения», а на каких – нет? Где его расположить? Почему слово «Приложение» в этом реквизите ГОСТ рекомендует писать в единственном числе, даже если после него идет перечисление нескольких прилагаемых документов? С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте? Как на самом приложении отобразить данные утвердившего документа, избежав дублирования информации? Нужно ли использовать знак «№» при указании номера приложения? Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. А во-вторых, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов. Существующие пробелы желательно восполнить в ваших внутренних «инструктивных материалах».