Тиханович Светлана

Каковы принципиальные отличия в работе с научно-технической документацией от управленческой? Какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать? Как отличаются обложки дел у разных видов НТД (научно-исследовательских отчетов, проектной и конструкторской документации)? Как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись? Как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать (складывать), что брошюровать? Как разместить собранные ­«драгоценности» в архивохранилище, чтобы потом было удобно осуществлять поиск и замену НТД? Что выдавать ­пользователям?

У вас нет специального программного обеспечения (СЭД или системы хранения данных), но электронные документы уже появились? Как юридически значимые, изначально созданные в электронном виде, так и сосканированные образы бумажных подлинников либо просто файлы с ценной информацией? Учитывать этот массив пора: если вы не знаете, где что хранится, то поиск все чаще становится безрезультатным, а часть документов теряется безвозвратно. Статья показывает, как можно вести учет электронных документов, файлов при помощи таблиц в MS Excel: какие реквизиты и информацию можно отражать в таблице для последующего удобства поиска и обработки, как составить имя файла, как при помощи гиперссылки из Excel`евской таблицы можно сразу открывать нужный вам файл или папку. Технология работы показана на примере конструкторской документации. Ее специфика, описанная практиком с многолетним опытом работы с научно-техническими документами, будет интересна всем, кто сталкивается с подобной документацией, даже если у вас внедрена СЭД или СХД.

Какие организации обязаны создавать свой внутренний архив? Какие документы и когда туда стоит передавать из остальных подразделений? Как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят)? Как оформить опись на перемещаемые в архив документы? Как ­поделить обязанности между ­сотрудниками передающего подразделения и ­архива?

Описана практика работы некоторых ведомственных архивов (системы ОАО «РЖД» и других АО) по приему на хранение проектной документации на электронных носителях. Даны следующие рекомендации: что и в каком порядке переводить в электронный и бумажный вид; как систематизировать и описать накопленную информацию; какие форматы и диски использовать; как их потом хранить.

Чем отличается акт о выделении к уничтожению научно-технических документов от аналогичного акта для управленческой документации? Какова логика его заполнения?

Какими могут быть экспертные комиссии по составу и назначению? Как регламентировать их работу? Какими документами руководствоваться при проведении экспертизы ценности научно-технических документов? Что необходимо сделать до передачи дел в архив организации из структурных подразделений? И как можно оптимизировать состав хранимой документации после этого? Многие рекомендации автора одинаково применимы как к научно-техническим, так и к управленческим документам.