Дубовицкая Мария

Если общее собрание акционеров / участников или совещание совета директоров протоколируют со всей тщательностью и потом контролируют принятые на них решения, то к оперативным совещаниям у руководителя часто относятся «без должного ­уважения». А зря, ведь именно на них принимаются решения по текущим горящим вопросам. Предлагаем вам несколько современных и упрощенных способов протоколирования и контроля исполнения поручений, которые вполне можно применить именно к оперативным совещаниям. Они касаются формы представления решений в тексте протокола, использования интеллектуальных карт (Mind Maps), способов получения и фиксации информации о ходе выполнения поручений. Даны советы по грамотному вовлечению ­исполнителей в процессы протоколирования и контроля.

Во-первых, вы поймете, как организовать аудит делопроизводства в структурных подразделениях: какие контрольные функции стоит брать на себя службе ДОУ и ее ­руководителю? как инициировать внеплановую проверку, а также составить график проверок? как уведомить подразделения? как фиксировать выявляемые нарушения в ходе проверки? как составить отчет по результатам аудита с заключением, а потом отслеживать ход исправления нарушений? Причем наши рекомендации носят современный характер и помогут вам позаимствовать опыт системы ­менеджмента качества. Во-вторых, мы показываем «как искать» недочеты в делопроизводстве проверяемого подразделения: на что обращать внимание, опрашивая сотрудников и работая с их документами, как задавать вопросы «с подвохом» и получать на них ­нужные ответы, как определять «слабые места» и делать соответствующие ­выводы.