Т.е. каждая сторона имеет право «внести свою лепту» в индексацию договора. Но при этом любая сторона может и отказаться от этого права, используя только номер договора контрагента. Чтобы не было неожиданностей и путаницы, лучше проговаривать этот аспект с контрагентом до оформления этого реквизита.
Если договор заключен более, чем двумя сторонами, то каждая может внести свою лепту в формирование регистрационного номера договора, тогда в нем через косую черту может быть указано 3 и более номеров.
На что следует обращать особое внимание, т.е. где можно споткнуться:
1) с длинными номерами сложнее работать на всех этапах, в них чаще допускают ошибки: и в регистрационных формах, и при ссылке на них во всевозможных документах (в актах, платежках, приложениях к договорам и т.д.);
2) если структура номера договора в какой-то организации содержит не только тире, точки, но и косую черту, то потом итоговый сложный номер визуально тяжелее будет расчленить на части, принадлежащие каждой стороне договора. Например, не сразу и не каждый догадается, как поделить такой номер на 2 части: О-2/17/128-м/05-17.
Вывод: когда будете утверждать правила индексации договоров, отделяйте составные части индекса знаками, не похожими на косую черту;
3) на практике возможна ситуация, когда после подписания договора одной стороной она уже может начать его исполнять, оформляя последующие документы, где будет фигурировать только присвоенный ею «первоначальный» номер. А потом она может получить этот же договор, подписанным другой стороной с добавлением им «второй» части номера.
Тогда придется исправлять ранее оформленные документы, потому что запретить второй стороне присваивать удобный ей номер нельзя. Хотя договориться об этом стороны договора могут:
- устно или
- зафиксировав в тексте этого документа, например, так: «регистрационным номером договора признается номер, присвоенный Заказчиком».
Но есть и другой выход из ситуации, если удастся так настроить работу вашей СЭД:
- «первый» номер контрагента будет считаться регистрационным номером договора, именно он будет красоваться в заголовочной части документа (вы сюда вносите свой номер, только если контрагент откажется от этого права);
- если регистрационным номером оказался не ваш, а для систематизации договоров вам удобен свой, то считайте свой номер техническим в СЭД, а на документе проставляйте его, например, на обороте последней страницы договора;
- в Журнале регистрации договоров может быть 2 графы: «1. Регистрационный номер договора» и «2. Технический номер договора». Если контрагент присвоил свой номер документу, то он попадает в 1-ю графу, а ваш номер – во 2-ю. Если номер присваивали только вы, то он будет идентичным в обеих графах. При таком подходе можно избегать сложных длинных номеров, но тогда это надо проговаривать с контрагентом, любезно уступая ему право устанавливать регистрационный номер договору и проставляя свой номер как учетный (технический);
- обратите внимание: регистрационный номер договора должен быть идентичным на всех его экземплярах (и красоваться в заголовочной части документа), а технический номер каждая сторона может присваивать ему по своему усмотрению, даже не информируя о нем другую сторону.
Выбранный способ надо настроить в СЭД и зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в Регламенте договорной работы или Инструкции по делопроизводству.
Если все-таки договор остался без номера, то на него ссылаются так: «договор поставки от 04.04.2018 № б/н» или «договор поставки от 04.04.2018».
