Утверждение и подписание связаны с обеспечением юридической силы документа. В соответствии с действующим в настоящее время стандартом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под юридической силой документа понимается «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». В связи с аспектом компетенции вопрос о полномочиях является совершенно закономерным.
Реквизиты «подпись» и «гриф утверждения» относятся к реквизитам состава удостоверения документов.
Право подписания документов от имени юридического лица, как правило, является компетенцией руководства организации (руководителей коллегиальных органов управления и единоличного исполнительного органа). Оно является делегируемым полномочием и может передаваться соответствующим заместителям руководителей в соответствии с распределением обязанностей, которое должно устанавливаться в уставе, положении об организации, приказе о распределении обязанностей, в специальном положении о системе делегирования полномочий и т.п. На основании этих правовых актов и выдаются доверенности (генеральные и специальные).
В момент подписания уполномоченным лицом документ приобретает юридическую силу и вступает в действие. Не случайно в качестве «канцеляризма», применяемого в приказах и распоряжениях руководства, сформировался характерный оборот текста (обычно оформляется как заключительный пункт в распорядительной части документа, и использовать его мы рекомендуем с осторожностью и лишь в уместных случаях): «Приказ вступает в силу с даты подписания».
Утверждение применяется в тех случаях, когда документ не может вступить в действие, не может повлечь каких-либо юридических последствий после подписания его автором, т.к. у автора отсутствуют соответствующие полномочия. Утверждение документа вышестоящим органом (коллегиальным органом управления организацией), вышестоящим руководителем или уполномоченным должностным лицом организации «одобряет» содержание документа, «санкционирует» подготовленное и подписанное решение или данные, устанавливает дату вступления его в силу, сферу действия, устанавливает порядок контроля или делегирование права контроля (что бывает при утверждении локальных нормативных документов, прежде всего организационных, приказом руководителя организации) и т.п. В связи с этим современные «лучшие практики» рекомендуют процедуру утверждения оформлять приказом уполномоченного должностного лица и соответствующим грифом утверждения на документе, которому необходимо придать юридическую силу и ввести в действие. Порядок оформления грифов утверждения установлен п. 3.16 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Таким образом, утверждение и подписание являются управленческими процедурами, различающимися по компетенции выполняющих их должностных лиц, по порядку оформления реквизитов, с помощью которых они отражаются на документах, они являются разными способами придания документу юридической силы.
Но в вопросе читателя отражается еще один аспект – оформление и юридическая сила приложений к основному документу. В практике договорной работы и договор, и все виды приложений к нему должны подписываться уполномоченными должностными лицами-представителями сторон. Приложения (техзадание, календарный план, протокол согласования цены, соглашение о неразглашении конфиденциальной информации) подписываются сторонами, приобретают юридическую силу и вступают в действие с момента подписания основного документа, договора. В заключительной части договора необходимо оформить перечень документов-приложений, которые будут являться неотъемлемыми частями договора. А на документах-приложениях следует оформить соответствующие отметки, например:
Пример 1. Указываем на документе, что он является приложением к договору
А далее, в процессе исполнения договора, все дополнительные соглашения, акты, протоколы разногласий и т.п. лучше подписывать тому же должностному лицу, чья подпись поставлена на основном договоре, и только при его отсутствии – другому должностному лицу, в том числе и по доверенности.
Если по каким-то причинам в организации сложилась практика утверждения документов-приложений личной подписью в грифе утверждения, если этого порядка придерживается контрагент или утверждение технических заданий (личными подписями и печатями сторон) предусматривают правила оформления научно-технической документации, то в доверенности должностного лица рекомендуем просто конкретизировать формулировки его полномочий:
Пример 2. Фрагмент текста доверенности с описанием полномочий, позволяющих не только подписывать договоры, но и утверждать их приложения
...подписывать договоры подряда, договоры возмездного оказания услуг с юридическими лицами и дополнительные соглашения к ним, подписывать и утверждать приложения к данным договорам и дополнительным соглашениям, а также акты об их исполнении.
Кроме того, во всех случаях подписания и утверждения документов-приложений необходимо контролировать, чтобы на них были правильно оформлены отметки о том, что они являются приложениями к основному документу, в том числе к договору, дополнительному соглашению, акту и т.п. (согласно п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003, образец смотрите в Примере 1).
