Заданный вопрос еще раз подтверждает актуальность правил формирования дел и систематизации архивных документов.
Какие-либо нормативные правила формирования дел с договорами отсутствуют, и в данном случае мы рекомендуем разрабатывать правила формирования конкретных видов и разновидностей договоров в дела в рамках создания в организации регламента договорной работы.
Оставляю за рамками вопрос о соответствии требованиям действующего законодательства порядка «выгрузки», когда подписание сторонами или одной из сторон (физическим лицом) договора происходит после соответствующей оплаты. Все риски данной управленческой ситуации несет первый руководитель организации.
Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами, а также акты сдачи-приемки работ (услуг) имеют срок хранения 75 лет, подлежат полной архивно-технической обработке и архивному хранению. Ордер или расчетно-платежная ведомость на оплату по договору возмездного оказания услуг с физическим лицом также хранится в течение 75 лет, т.к. в этом случае отсутствует лицевой счет. В делах бухгалтерии обычно формируется отдельный сшив кассовых документов дня – «расчеты с физическими лицами», который после архивно-технической обработки передается на архивное хранение. Такой порядок должен соблюдаться при отсутствии лицевых счетов физических лиц, с которыми заключаются договоры возмездного оказания услуг.
В договорной работе важно формировать договоры и документы к ним по степени их значимости, по видам сделок и во взаимосвязи документов. Кроме того, для формирования и архивно-технической обработки дел с договорами действительно прежде всего важна дата (месяц, год) исполнения договора (календарный год «выгрузки после оплаты»), а не дата заключения.
В связи с этим рекомендуем использовать в качестве основного признака систематизации договоров возмездного оказания услуг хронологический, т.е. все исполненные договоры за один календарный год сформировать в одно дело (возможно, и несколько томов данного дела), а внутри дела (тома) систематизировать договоры и документы к ним по алфавиту фамилий физических лиц (по крайним первым буквам фамилии). И если 12 договоров за один календарный год были заключены с г-ном Петровым и исполнены им, то они могут располагаться вместе внутри дела (тома) и систематизироваться по дате их заключения (третий уровень систематизации).
Хронология дат заключения договоров в пределах одного календарного года помогает правильно выполнять учетную и справочно-поисковую функции по документам дела. Как и при формировании личных дел, в делах с договорами возмездного оказания услуг (и актами об их исполнении) фамилия, имя, отчество физического лица могут быть оформлены на отдельном чистом листе бумаги (Петров Иван Иванович), вслед за которым будет располагаться комплект расположенных по датам заключения договоров, подписанных с ним в данном календарном году. Этот лист (своеобразный «разделитель») не должен входить в общую нумерацию листов дела.
Дело в номенклатуре дел должно иметь простой заголовок, например:
«Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами».
А после формирования и архивно-технической обработки дело может включаться в годовой раздел описи дел по личному составу с уточнениями с учетом алфавитного признака для каждого тома:
-
«Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами (фамилии с буквы «А» по букву «М»)» или
«Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами («А» – «М»)»; -
«Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами (фамилии с буквы «Н» по букву «Я»)» или
«Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами («Н» – «Я»)».
Во внутренней описи документов дела систематизация договоров с учетом алфавитного признака может выглядеть следующим образом:
При составлении внутренней описи «вручную» допускается использование обозначения «То же» при повторении наименований одинаковых видов документов. Но с учетом перспективы создания на основе внутренних описей документов дел поискового инструмента (базы) в архиве обозначение «То же» лучше не употреблять.
Не забудьте проверить, включен ли в номенклатуру дел структурного подразделения, в зону ответственности которого входит работа с договорами возмездного оказания услуг, соответствующий заголовок дела. Подумайте также и над необходимыми доработками и настройками в той информационной (расчетной) системе, из которой происходит «выгрузка» договоров, т.к. при правильном учете («вводе») договоров автоматическое формирование и соответствующей описи дел, и внутренней описи документов дела (тома) должно стать «штатной» функцией системы. Кроме того, при правильных настройках системы описи дел и внутренние описи документов дела в электронном виде могут как самостоятельные документы передаваться в архив в качестве научно-справочного и поискового аппарата.