Top.Mail.Ru

Можно ли группировать договоры внутри дела по фамилиям менеджеров, их заключивших? Как это оформить?

Вопрос
1. По какому принципу должны располагаться договоры оказания услуг в деле, если даты заключения у них разные, а выгружаются они из специальной базы после произведения оплаты, хотя срок действия договоров варьируется от 2 недель до месяца? 2. Можно ли формировать их пакетом, например: Иванов – 12 договоров за год, Петров – тоже 12 договоров; внутреннюю опись тоже пакетом: Иванов – все договоры, Петров – все договоры и т.д.? 3. Можно ли хранить договоры в файлах и папках или обязательно их прошивать?
Отвечает

Заданный вопрос еще раз подтверждает актуальность правил формирования дел и систематизации архивных документов.

Какие-либо нормативные правила формирования дел с договорами отсутствуют, и в данном случае мы рекомендуем разрабатывать правила формирования конкретных видов и разновидностей договоров в дела в рамках создания в организации регламента договорной работы.

Оставляю за рамками вопрос о соответствии требованиям действующего законодательства порядка «выгрузки», когда подписание сторонами или одной из сторон (физическим лицом) договора происходит после соответствующей оплаты. Все риски данной управленческой ситуации несет первый руководитель организации.

Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами, а также акты сдачи-приемки работ (услуг) имеют срок хранения 75 лет, подлежат полной архивно-технической обработке и архивному хранению. Ордер или расчетно-платежная ведомость на оплату по договору возмездного оказания услуг с физическим лицом также хранится в течение 75 лет, т.к. в этом случае отсутствует лицевой счет. В делах бухгалтерии обычно формируется отдельный сшив кассовых документов дня – «расчеты с физическими лицами», который после архивно-технической обработки передается на архивное хранение. Такой порядок должен соблюдаться при отсутствии лицевых счетов физических лиц, с которыми заключаются договоры возмездного оказания услуг.

В договорной работе важно формировать договоры и документы к ним по степени их значимости, по видам сделок и во взаимосвязи документов. Кроме того, для формирования и архивно-технической обработки дел с договорами действительно прежде всего важна дата (месяц, год) исполнения договора (календарный год «выгрузки после оплаты»), а не дата заключения.

В связи с этим рекомендуем использовать в качестве основного признака систематизации договоров возмездного оказания услуг хронологический, т.е. все исполненные договоры за один календарный год сформировать в одно дело (возможно, и несколько томов данного дела), а внутри дела (тома) систематизировать договоры и документы к ним по алфавиту фамилий физических лиц (по крайним первым буквам фамилии). И если 12 договоров за один календарный год были заключены с г-ном Петровым и исполнены им, то они могут располагаться вместе внутри дела (тома) и систематизироваться по дате их заключения (третий уровень систематизации).

Хронология дат заключения договоров в пределах одного календарного года помогает правильно выполнять учетную и справочно-поисковую функции по документам дела. Как и при формировании личных дел, в делах с договорами возмездного оказания услуг (и актами об их исполнении) фамилия, имя, отчество физического лица могут быть оформлены на отдельном чистом листе бумаги (Петров Иван Иванович), вслед за которым будет располагаться комплект расположенных по датам заключения договоров, подписанных с ним в данном календарном году. Этот лист (своеобразный «разделитель») не должен входить в общую нумерацию листов дела.

Дело в номенклатуре дел должно иметь простой заголовок, например:

«Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами».

А после формирования и архивно-технической обработки дело может включаться в годовой раздел описи дел по личному составу с уточнениями с учетом алфавитного признака для каждого тома:

  • «Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами (фамилии с буквы «А» по букву «М»)» или
    «Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами («А» – «М»)»;
  • «Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами (фамилии с буквы «Н» по букву «Я»)» или
    «Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами («Н» – «Я»)».

Во внутренней описи документов дела систематизация договоров с учетом алфавитного признака может выглядеть следующим образом:

Пример 1

При составлении внутренней описи «вручную» допускается использование обозначения «То же» при повторении наименований одинаковых видов документов. Но с учетом перспективы создания на основе внутренних описей документов дел поискового инструмента (базы) в архиве обозначение «То же» лучше не употреблять.

Не забудьте проверить, включен ли в номенклатуру дел структурного подразделения, в зону ответственности которого входит работа с договорами возмездного оказания услуг, соответствующий заголовок дела. Подумайте также и над необходимыми доработками и настройками в той информационной (расчетной) системе, из которой происходит «выгрузка» договоров, т.к. при правильном учете («вводе») договоров автоматическое формирование и соответствующей описи дел, и внутренней описи документов дела (тома) должно стать «штатной» функцией системы. Кроме того, при правильных настройках системы описи дел и внутренние описи документов дела в электронном виде могут как самостоятельные документы передаваться в архив в качестве научно-справочного и поискового аппарата.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?