Top.Mail.Ru

Как регистрировать оригинал уведомления о предстоящей проверке, если ранее мы уже зарегистрировали его копию, полученную по факсу?

Вопрос
К нам по факсу поступают документы из Роспотребнадзора и других организаций, осуществляющих контроль, например, уведомление (приказ или распоряжение) о предстоящей проверке в организации. Документ регистрируется. Через некоторое время поступает этот же документ, но уже в оригинале. Как правильно зарегистрировать оригинал? Присвоить номер, который уже дан факсимильной копии или регистрировать оригинал как новый документ?
Отвечает

Контролирующие органы со своей стороны обязаны соблюдать сроки письменного уведомления или извещения о предстоящих проверках, поэтому часто направляют их по каналам электросвязи.

Если документ получен сначала по факсу, то в организации-получателе в обычном порядке регистрируется эта факс-копия, на которой проставляется отметка о поступлении документа в соответствии с п. 3.29 ГОСТа Р 6.30-2003.

Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка обычно проставляется штампом, на котором в качестве типового текста «вырезается» сокращенное название организации-получателя, для проставления даты поступления применяется датор, а регистрационный индекс («входящий» номер) сотрудник службы делопроизводства оформляет от руки. В соответствующей графе журнала регистрации или в поле регистрационной карточки («входная» форма СЭД) после наименования вида / разновидности полученного документа необходимо сделать дополнительную пометку: «Факс-копия» или «Получено по факсу», т.е. зафиксировать способ доставки.

Когда в организацию поступит оригинал уже зарегистрированного документа, на нем должна быть проставлена точно такая же отметка о поступлении, которая была оформлена на факс-копии, с теми же регистрационными датой и индексом. И фактически это будет отметкой о регистрации, которая повторяется на оригинале документа. Единственное исключение – фактическая дата получения оригинала должна быть оформлена на нем заново. Это также делается с помощью штампа, на котором «вырезано» наименование организации-получателя, а иногда и название структурного подразделения «Канцелярия», «Экспедиция» и в оснастку которого встроен датор. К уже сделанной записи в журнале регистрации или в регистрационной карточке СЭД делается дополнительная пометка, например: «Оригинал получен 20.03.2014».

И факс-копия, и оригинал формируются вместе в одно дело-досье по проверкам, проводимым в деятельности организации с целью обеспечения доказательной функции документа. На факс-копии, кроме даты передачи-приема, системно оформляется и номер телефона, с которого было передано сообщение; иногда это может потребоваться в целях доказательства аутентичности и подлинности документа.

Такова практика, которая применяется, если копия и полученный позднее оригинал идентичны. А если они неидентичны и различаются по оформлению основных идентификационных реквизитов (автор, дата, индекс, текст, подпись), то оригинал, полученный в порядке «досылки», регистрируется как новый и совершенно самостоятельный документ. И далее следует направить уточняющий запрос контролирующей организации и получить необходимое подтверждение факта направления уведомления о проверке, может быть, по другим каналам связи, даже телефонограммой, а не по факсу.

А вот с точки зрения теории вопроса рекомендуем всегда помнить, что отметка о получении, отметка о регистрации, отметка о предварительном рассмотрении – это разные реквизиты, отражающие разные операции технологической обработки и рассмотрения документа. Каждая делопроизводственная операция должна так или иначе отражаться на самом документе, с которым она производится, поэтому, кроме даты самого документа, мы различаем дату получения, дату (даты) регистрации, дату предварительного рассмотрения, дату резолюции, дату исполнения и другие, которые оформляются самостоятельно или как части соответствующих реквизитов документа или отметок на нем.

Получение (прием) документа разными способами (почта, каналы электросвязи, портал госуслуг и т.п.) – самостоятельная делопроизводственная операция, которая иногда рассматривается как часть экспедиционных работ. Она оформляется отметкой, подтверждающей, что документ, адресованный конкретной организации, именно ею и получен, с даты получения организация несет юридическую ответственность за документ. Например, если документ адресован во ВНИИДАД, то отметка о его получении проставляется на нижнем поле (ближе к правому полю) штампом или от руки:

Пример 1. Отметка о получении документа
Пример 2. Отметка о получении документа

Отметка о получении может быть дополнена словом «ПОЛУЧЕНО», которое включается как типовой текст в штамп для проставления этой отметки или оформляется от руки поверх оттиска штампа (как показано в Примере 2).

Юридически это означает подтверждение факта получения документа адресатом.

Регистрация документа – самостоятельная делопроизводственная операция,

  • одновременную фиксацию факта получения (или создания) документа и факта его идентификации в пределах документопотока (присваивается регистрационный номер, т.е. индекс);
  • говоря языком современных стандартов по управлению документами – «включение» сведений о нем в систему управления документами / СЭД;
  • или, как говорят обычно, – внесение соответствующих записей о нем в учетно-регистрационные формы.

Таким образом, на документе могут быть оформлены и отметка о регистрации (по образцу п. 3.29 ГОСТа Р 6.30-2003 как отметка о поступлении), и отдельная отметка о получении, что мы рекомендуем делать в ситуациях работы с факс-копиями.

Пример 3. Отметки на факс-копии и оригинале документа

Отметка о регистрации на нижнем поле факс-копии:

Отметки о получении и регистрации на нижнем поле оригинала, полученного позднее в порядке «досылки»:

По правилам рациональной организации документооборота документ должен быть зарегистрирован в день его получения организацией, в этот же день рассмотрен руководством или в порядке предварительного рассмотрения и в этот же день направлен исполнителю, т.к. сроки исполнения фактически исчисляются с даты получения документа организацией. Очевидно, этим можно объяснить, что ГОСТ Р 6.30-2003 (и предыдущие его версии) дает обобщенное название реквизита «отметка о поступлении», включая в его состав одну дату (дату получения, которая должна совпадать с датой регистрации) и регистрационный номер (индекс) документа.

Но на практике дата получения и дата регистрации – разные даты, они могут не совпадать, как, например, в работе с обращениями граждан, на регистрацию которых законодательством дается 3 дня с даты получения. При больших объемах документооборота в некоторых организациях прием документов осуществляется экспедицией в круглосуточном режиме с проставлением на документах соответствующих отметок о получении, а регистрацию служба делопроизводства осуществляет только по рабочим дням и в рабочее время. Закрепление таких особенностей можно встретить в некоторых ведомственных инструкциях по делопроизводству.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?