Данную ошибку исправить легко. Но сверху и рядом ничего писать не нужно. Если ошибка обнаружена структурным подразделением в процессе подготовки дел к сдаче в архив и в итоговой записи к внутренней описи необходимо исправить только неверно подсчитанное количество ее листов, указанное цифрами и в скобках прописью, то это количество надо зачеркнуть одной тонкой линией шариковой ручкой. А ниже подписи лица, составившего внутреннюю опись документов дела, и даты ее составления той же ручкой оформить исправительную надпись по образцу Примера 1.
Подобная ошибка может быть обнаружена и в архиве организации после приема дел в процессе их полистного просмотра и подготовки к топографированию и расстановке, а также в случае выявления ошибки в процессе использования уже находящихся на хранении дел. В этом случае исправительная надпись может быть сделана и в архиве (см. Пример 2).
Пример 1. Внесение исправления в итоговую запись к внутренней описи документов дела сотрудником подразделения до сдачи дела в архив
Пример 2. Внесение исправления в итоговую запись к внутренней описи документов дела сотрудником архива
Форма внутренней описи документов дела и правила ее оформления установлены Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263). Данные документы в случае внесения многих изменений во внутреннюю опись документов дела (изъятие, включение новых документов, замена копиями) предусматривают, что при необходимости может быть составлена новая итоговая запись к внутренней описи. А речевая формула исправительной надписи сложилась в процессе делового оборота и предусматривает фиксацию самого изменения, например, «Исправленному на 14 (четырнадцать) верить».
Обратите внимание, что формула «Исправленному верить» недостаточна без факта фиксации новых данных. Кроме того, все исправления вносятся уполномоченным лицом, ответственным за соответствующую функцию, учет и оформление документов дела и т.п.