• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2014

Какая разница между личными делами и личными досье?

  • 0 комментариев
  • 2451 просмотр
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Наш отдел кадров решил заменить личные дела сотрудников со сроком хранения 75 на «личные досье», которые предлагается хранить 5 лет после увольнения сотрудника. Объясняется это тем, что в личных делах хранятся в основном копии документов, а должностные инструкции, например, хранятся в отдельном деле с заголовком «Должностные инструкции», приказы хранятся в деле «Приказы по личному составу», договоры – в деле «Трудовые договоры» и т.п. Можно ли вести такие «личные досье»? Как это оформить правильно? Нужны ли ­распоряжение руководителя или протокол экспертной комиссии?

Данная организация, конечно, не является государственным органом или органом местного самоуправления, поскольку порядок ведения и хранения личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих устанавливается действующим законодательством.

А отдел кадров придется разочаровать. Личное дело представляет собой комплекс документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела относятся к документам по личному составу, отражающим трудовые отношения работника и работодателя. Срок хранения документов по личному составу установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». И этот срок – 75 лет (п. «б» статьи 22).

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень типовых УД) также устанавливает 75-летний срок хранения личных дел всех работников (ст. 656 б) Перечня типовых УД). Кроме того, повышен до постоянного срок хранения личных дел (ст. 656 а) Перечня типовых УД):

  • руководителей организации (первого руководителя, его заместителей, главного бухгалтера и его заместителей);
  • членов руководящих, исполнительных и контрольных органов (совет директоров, правление, служба внутреннего контроля);
  • членов представительных органов (депутатов);
  • работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

В состав личного дела формируются не только копии приказов о приеме / увольнении, постоянном переводе, повышении размера заработной платы и премировании, копии персональных документов, включая документы об образовании, обучении (в том числе об обучении технике безопасности и поведению в чрезвычайных ситуациях и сдаче соответствующих экзаменов) и повышении квалификации, копии документов о составе семьи, ИНН и СНИЛС и т.п. Подлинными документами в ­составе личного дела являются, например:

  • заявление, анкета или личный листок по учету кадров, автобиография;
  • трудовой договор, соглашение о неразглашении информации (соглашение о конфиденциальности), дополнительные соглашения к ­трудовому договору;
  • документы о субъекте персональных данных (заявление о согласии на обработку персональных данных, уведомления и сведения в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О ­персональных данных»);
  • акты и материалы служебных проверок, акты о несчастных случаях на производстве, акты приема-передачи дел по должности, акты и документы о соблюдении работником политики комплаенс во избежание конфликта интересов, акты о нарушении работником правил ­внутреннего трудового распорядка (экземпляр работодателя);
  • экземпляр сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (для руководителей организаций и предприятий с участием государственного капитала, а не только для ­государственных и муниципальных служащих);
  • индивидуальные должностные инструкции и положения о должностях руководителей;
  • предложения и уведомления, направленные работодателем работнику, о существенных изменениях условий труда (о совмещении, изменении графика работы, условий оплаты труда и т.п; в деле – экземпляр работо­дателя);
  • другие подлинные документы, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника.

Кроме того, на документах по личному составу оформляются отметки об ознакомлении с ними работника, отметки о получении копий или экземпляров документов, что помимо отметки о заверении копии или ­выписки обеспечивает в трудовых спорах доказательную силу даже ­копиям, сформированным в личное дело.

Таким образом, если срок хранения документов по личному составу установлен Федеральным законом и Перечнем типовых УД, то и экспертная комиссия, и руководитель организации имеют право изменять этот срок хранения только в сторону его увеличения, а не уменьшения. Действительно, практика служб по управлению персоналом дает примеры установления постоянных сроков хранения личных дел работников, которые представляют собой профессиональные трудовые династии, работников редких профессий, работников, внесших значительный вклад в развитие организации в наиболее значимые для нее периоды ­существования, и других работников, имеющих конкретные заслуги перед ­организацией.

И поскольку личное дело представляет собой комплекс документов, который действительно формируется по принципу досье, содержащего и подлинники, и копии документов, возникающих в процессе трудовых отношений работника с работодателем, необходимо инициативу отдела кадров направить на разработку внутреннего (локального) нормативного документа – правил или порядка формирования личных дел ­сотрудников организации.

При обязательном участии службы делопроизводства и архива устанавливаются обязательный состав документов личного дела в зависимости от установленных в организации категорий работников. Например, в положении о персонале (или политике управления персоналом) устанавливаются следующие категории и должностные уровни: руководители; специалисты / профессионалы; сотрудники, рабочие и вспомогательный персонал. Состав документов личных дел работников разных уровней ­будет различаться.

Далее закрепляется последовательность расположения документов внутри дела (логическая и хронологическая), обязательность учета документов во внутренней описи документов личного дела, порядок изъятия или включения документов в состав личного дела и замены копиями, ответственность за правильное формирование личных дел и т.п. организационные аспекты, поскольку правильное ведение личных дел помогает также обеспечивать строгое соблюдение законодательства о ­персональных данных.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.