Top.Mail.Ru

О номенклатуре дел территориально обособленного подразделения.

Вопрос
Составляю номенклатуру в строительной организации, где все документы отправляются в Москву, а на месте остаются только копии. Что делать?
Отвечает

Не стесняться и в заголовок дела включать указание на копийность ­документов дела. Например:

  • «Приказы и распоряжения вышестоящей организации. Копии»;
  • «Положения о подразделениях и должностные инструкции. Копии».

Конечно, в заголовке дела необходимо указать наименование вышестоящей организации, а в графе «Примечание» номенклатуры дел отметить, что подлинники хранятся в соответствующем подразделении вышестоящей организации. Срок хранения копий документов – в основном «До минования надобности» – также фиксируется в номенклатуре дел. Причем по отношению к научно-технической, производственной, строительной документации срок хранения копий «До минования надобности» означает в основном 5-летний срок хранения в связи со спецификой производственной и строительной деятельности.

При разработке номенклатуры дел необходимо исходить из правила, согласно которому все документы организации (оригиналы, копии, экземпляры, существующие в любой форме) должны быть выявлены, систематизированы и идентифицированы в составе ее документального фонда. Собственно, для этих целей и составляется номенклатура дел как многофункциональный документ, который одновременно является плановым, учетным, ­организационным документом и классификационным справочником.

Обратите все же внимание на то, что если филиал или представительство организации не являются юридическими лицами, они могут быть налоговыми агентами на территории, где зарегистрированы. Значит, до ликвидации такого филиала оригиналы налоговой отчетности, актов сверки расчетов и т.п. должны храниться как минимум 4-5 лет в данном подразделении организации. Оригиналы документов по личному составу до увольнения работников также хранятся в территориально обособленном подразделении. Паспорта объектов, документы по технике безопасности, акты проверок и т.п. как оригиналы должны быть всегда в распоряжении руководителя территориально обособленного подразделения. Не говоря уже о том, что руководитель такого подразделения имеет доверенности, издает распоряжения, ведет переписку от имени организации и осуществляет иные аспекты административно-организационной деятельности, которая сопровождается подлинными документами, ­имеющими юридическую силу.

Рекомендуем очень внимательно подойти к составлению номенклатуры дел на следующий год, выявить все подлинные документы территориально обособленного подразделения и правильно установить сроки их хранения. Подлинные документы как минимум в течение года, в котором действует номенклатура дел (и следующего за ним делопроизводственного года), будут храниться у вас в территориально обособленном подразделении «до передачи в Москву».

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?