• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2014

Если в структуре организации существуют обособленные подразделения, имеющие счета в банке и круглую печать, то как определиться со сроками хранения приказов их начальников?

  • 0 комментариев
  • 3201 просмотр
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Если в структуре организации существуют обособленные структурные подразделения, т.е. подразделения, осуществляющие часть функций предприятия на территории г. Москвы (по административным округам), имеющие счета в банке и круглую печать, то как определиться со сроками хранения приказов начальников этих обособленных структурных подразделений? Могут ли они быть ­отнесены к документам постоянного хранения?

Теоретически и формально, конечно, могут, поскольку ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)1 устанавливает сроки ­хранения следующих категорий приказов и распоряжений:

  • по основной деятельности – пост., ст. 19 а) (с примечанием 1);
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 л., ст. 19 в);
  • по личному составу – 75 л., ст. 19 б) (с примечанием 2).

Но практически срок хранения определяется конкретно по результатам экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности организации и ее подразделений. Сроки хранения интересующих вас документов (как и любых иных) зависят от основных критериев экспертизы ценности (критерии происхождения и содержания документа):

  • организационно-правовая форма (территориально обособленные подразделения могут не являться и, как правило, не являются юридическими лицами), значимость, роль и место этих подразделений в деятельности всей организации, каковы цели их создания (ведь, например, реализация стандартных функций / услуг и инновационное управление проектом завоевания нового сегмента рынка – это разные вещи);
  • система делегирования полномочий (какая часть уставных функций головной организации выполняется ими, что закреплено в положениях об этих подразделениях как их собственные функции, насколько самостоятельными они являются и в каких вопросах, каковы полномочия руководителя, какую распорядительную деятельность и по каким направлениям и функциям территориально обособленного подразделения он имеет право осуществлять и т.п. – все это фиксируется в положении о ­подразделении);
  • конкретные формулировки полномочий, которые включены в доверенность руководителя территориально обособленного подразделения и его заместителей. При делегировании права издавать приказы, как правило, в генеральной доверенности руководителя данного подразделения перечисляются конкретные вопросы, например, право устанавливать индивидуальные тарифы и скидки клиентам, но в пределах установленных головной организацией лимитов и процентов.

В процессе анализа документов, на основании которых действует территориально обособленное подразделение, и при полистном просмотре приказов, изданных руководителем конкретного подразделения, вполне может оказаться, что инициативных приказов по основной деятельности и приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников руководитель не издавал из-за отсутствия полномочий. Приказы издавались исключительно во исполнение решений и распорядительных документов головной организации и лишь конкретизировали порядок их реализации, не изменяя формулировку и сути, например, уточняя дату начала и ответственного за исполнение или контроль, фамилии сотрудников-исполнителей и т.п.

Практика показывает, что если за территориально обособленными подразделениями закрепляются одинаковые и достаточно усеченные функции (они создаются как «организационный инструмент» территориального продвижения головной организации), то приказы руководителей таких подразделений по основным критериям экспертизы ценности документов очень часто возможно отнести не к основной деятельности, а к административно-организационной или административно-хозяйственной (срок хранения – 5 л., ст. 19 в)).

Поэтому экспертизу ценности документов (и не только приказов) территориально обособленных подразделений необходимо проводить с обязательным участием:

  • заместителя руководителя организации, который отвечает за организацию работы, координацию и развитие данных подразделений, или
  • очень квалифицированного специалиста головной организации, «курирующего» территориальные подразделения.

Подготовленные мотивированные профессиональные суждения о значимости документов обособленных подразделений для деятельности всей организации и о сроках их хранения передаются на рассмотрение экспертной комиссии организации, решение которой должно быть закреплено в протоколе заседания. И это будут конкретные и утвержденные сроки хранения приказов руководителей территориально обособленных подразделений, которые установила и которых будет придерживаться конкретно ваша организация по результатам экспертизы их ценности.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Далее по тексту – ПТУД. Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.