• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2015

О требованиях к ведению журнала инвентарного учета

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 7832 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
На предприятии имеются журналы инвентарного учета, исторически выработались определенные требования к их ведению: оформлению титульного листа, нумерации страниц, прошивке, включению в номенклатуру дел подразделения и т.п. Документально на предприятии эти требования пока нигде не закреплены. Где они должны быть прописаны, есть ли ­единые требования к ­ведению журналов инвентарного учета?

По заданному вопросу можно судить, что все требования к ведению журналов инвентарного учета на предприятии уже соблюдаются (прошивка, нумерация страниц, удостоверительная надпись на ­обороте и т.п.). Остается сделать лишь небольшое пояснение.

Понятие «инвентарный учет» используется в конфиденциальном делопроизводстве, когда необходимо учитывать (идентифицировать в пределах документопотока и индексировать) не только сам документ, но и его носитель (лист, бланк, скрепленный или сброшюрованный многостраничный документ, формат, форму и т.п. внешние признаки документа).

Если речь идет о научно-технической документации промышленного предприятия, то в понятие «учет инвентарный» входит фиксирование состава и сведений о конфиденциальной технической документации, о сброшюрованных документах, документах выделенного хранения и других документах на любом носителе, не включаемых в номенклатуру дел; на инвентарный (списочный, перечневый учет по номерам по порядку) ставятся носители информации (документы предварительного учета), а также законченные делопроизводством дела (дела с исполненными документами), сами учетные журналы и картотеки. Это необходимо для аналитической работы по защите информации:

  • фиксирования исходных и рабочих сведений о документе, его комплектности и целостности всех элементов;
  • контроля местонахождения документов и доступа к ним работников предприятия;
  • проверки реального наличия документов;
  • для проведения аналитической работы по изучению и проверке осведомленности работников с содержанием документов.

Учет конфиденциальных документов, в том числе и инвентарный, ведется централизованно службой безопасности (службой делопроизводства или отделом по работе с технической документацией, если им поручен конкретный участок работы с соответствующими ­конфиденциальными документами) и включает следующие операции:

  • индексирование документов,
  • первичную регистрацию исходных сведений о документе, ведение журнала или формирование картотек (баз данных),
  • ежедневную проверку правильности регистрации документов и их наличия.

При этом из журнала (картотеки или базы данных) на носитель / документ переносится порядковый номер инвентарного учета носителя, который оформляется в правом верхнем углу документа или его титульного листа (если документ сброшюрован и имеет обложку). Он называется грифом инвентарного учета, поскольку в нем кратко фиксируется и соответствующий гриф ограничения доступа по виду тайны (степени конфиденциальности).

Пример 1

Грифы инвертарного учета

СвернутьПоказать

А в журнале инвентарного учета по видам носителей документов должны быть зафиксированы следующие сведения:

Пример 2

Журнал инвертарного учета

СвернутьПоказать

Приведенные примеры оформления инвентарного учета представляют собой обобщение опыта «лучших практик» и, конечно, имеют рекомендательный характер. Каждое предприятие, являясь владельцем соответствующей информации и предпринимая меры по ее защите, самостоятельно регламентирует виды и способы идентификации, регистрации документов и учета их носителей по виду соответствующей тайны.

Порядок инвентарного учета носителей может быть оформлен:

  • в качестве раздела в общей Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;
  • если конфиденциальных документов / документов ограниченного распространения в организации немного, то можно разработать специальный Регламент регистрации и учета документов ограниченного доступа / ограниченного распространения. В данном регламенте в зависимости от вида документа и вопроса / направления деятельности предприятия и по виду тайны сначала оформляется раздел о порядке инвентарного учета носителей документов, а потом – раздел о ­регистрации собственно документов;
  • а если речь идет о научно-технических производственных документах, то более конструктивным и современным способом регламентации применяемого инвентарного учета будет следующий:
    • в производственной или рабочей инструкции, в которой устанавливаются параметры какого-либо производственного процесса, четко выделяются алгоритм реализации и соответствующая блок-схема; специалисты отрасли, разработчики инструкций и регламентов обычно соблюдают это правило;
    • в алгоритме и блок-схеме процесса анализируется, формализуется и регламентируется информация, порядок ее документирования в зависимости от вида тайны и применяемые при этом носители (бумажные, электронные, их форматы); в регламентации этих так называемых документоориентированных составляющих или аспектов специалистам отрасли могут помочь представители службы безопасности и службы делопроизводства. Причем на практике может оказаться, что конфиденциальность устанавливается не всегда и не в любом производственном процессе;
    • в уже формализованном порядке документирования в зависимости от вида тайны (степени конфиденциальности) выделяются и устанавливаются отдельно порядок инвентарного учета носителей ­информации документов и порядок регистрации самих документов.

Таким образом, инвентарный учет носителей «вписывается» в регламентированный процесс по основным производственным функциям предприятия за счет четкой регламентации порядка документирования этого процесса. Решение данной задачи обычно входит в зону ответственности службы безопасности или другого подразделения, которому поручается ведение конфиденциального делопроизводства.

В «открытом» делопроизводстве служба документационного обеспечения управления инвентарный учет практически не применяет, а по аналогии с инвентарным учетом отдел кадров учитывает в основном трудовые книжки и вкладыши к ним в соответствующей книге утвержденной формы.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.