Работа с документами, которая осуществляется в процессе реализации функций финансового планирования и отчетности, а также бухгалтерского учета, всегда относилась к специальным видам делопроизводства. И этот документооборот регламентируется соответствующими специальными графиками документооборота, в которых фиксируются виды отчетности, форма представления (бумажная / электронная), сроки и даты ее представления в контролирующие и регулирующие органы, а также в вышестоящие организации. Графики документооборота главный бухгалтер и финансовый директор утверждают на календарный год на основании требований нормативных правовых актов.
За последние более чем 10 лет сложилась практика, при которой бухгалтерия и финансовое подразделение организации используют квалифицированную электронную подпись в основном для внешних коммуникаций и в так называемом «внешнем» документообороте. Он, как правило, регламентируется отдельно соответствующим контролером или регулятором (например, налоговой службой) и может осуществляться по защищенным каналам связи или в «доверенной» среде на основании соглашений об обмене соответствующими электронными сообщениями. А внутри организации сотрудники данных подразделений (как и все другие) должны использовать как минимум простую электронную подпись, поддерживаемую и визуализируемую существующей системой электронного документооборота – именно это правило как общий принцип работы с документами может быть отражено в инструкции по делопроизводству организации.
В целом же, если служба делопроизводства заново разрабатывает или актуализирует действующую инструкцию по делопроизводству, то рекомендуем руководствоваться положениями, закрепленными в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее – Методические рекомендации). В пункте 3.1 третьего раздела Методических рекомендаций содержится положение о том, что «требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение».
Таким образом, включать в инструкцию по делопроизводству конкретные пункты об электронных подписях, которые применяются в бухгалтерском и финансовом документообороте, необязательно.
Все вопросы применения электронных подписей во внешних коммуникациях, осуществляемых в т.ч. и на основании соглашений об обмене электронными сообщениями или документами, виды и типы электронных подписей, их статус, права делегирования (т.к. электронная подпись закрепляется за должностью) и т.п. рекомендуем регламентировать в специальных локальных нормативных документах организации. «Лучшие практики» показывают, что в данной ситуации широко применяются документы с наименованиями типа «Регламент взаимодействия в процессе...», «Регламент обмена...», «Регламент приема-передачи...» и т.п. В них технология обмена электронными сообщениями и документами всегда рассматривается очень подробно и пооперационно, с учетом применяемых в конкретных ситуациях видов и типов электронной подписи. Очевидно, такая практика будет сохраняться до полного и фактического вступления в силу уже принятых изменений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и создания государственного регистра электронных подписей в статусе базового государственного информационного ресурса, что необходимо для перехода на реальный электронный документоооборот.
