Top.Mail.Ru

Если за год всего 17 приказов, как вести журнал их регистрации?

Вопрос
Месяц назад устроилась на новую работу, и появились вопросы. Можно ли для журнала регистрации приказов по основной деятельности распечатать разлинованные листы, прошить и пронумеровать их, или нужно обязательно покупать журнал? У нас за год всего 17 приказов. И как такой небольшой журнал подшить и убрать за прошлый год?
Отвечает

Каждая организация в зависимости от конкретных условий имеет право самостоятельно и, прежде всего, в своей инструкции по делопроизводству устанавливать систему регистрации документов (централизованно в службе делопроизводства, секретарем либо децентрализованно в ­подразделениях), порядок регистрации и регистрационные формы.

Можно регистрацию документов осуществлять в журналах, на карточках, в базах данных систем электронного документооборота, можно в компьютере вести простые таблички в Word или Excel в зависимости от видов документов и документопотоков.

Основными задачами регистрации являются охрана каждого документа, который не должен потеряться, учет (идентификация в пределах документопотока и фиксация юридического факта создания или получения ­документа), обеспечение быстроты поиска и организации контроля исполнения.

Практика показала, что для небольших организаций с небольшим количеством издаваемых распорядительных документов удобнее всего применять все-таки журнальную форму регистрации приказов по основной деятельности, которая лучше всего обеспечивает выполнение задачи охраны документов и их последующую сохранность. Удобнее всего приобрести журнал, пронумеровать его листы, прошить, оформить заверительную надпись, подписанную ответственным за делопроизводство или даже руководителем организации и печатью (показана в Примере 1). И журнал, и дело, в которое формируются приказы по основной деятельности, в небольшой организации ведутся в течение одинакового количества лет как параллельные и взаимосвязанные переходящие дела (см. Пример 2).

Пример 1. Заверение прошитого бумажного журнала регистрации
Пример 2. Как разделить годы в журнале регистрации и переходящем деле

Изданные в 2014 году 17 приказов в переходящем деле необходимо будет отделить от приказов 2015 года простым чистым листом бумаги, посередине которого оформляется год их издания: «2014 год».

А записи в журнале регистрации приказов по основной деятельности, сделанные в 2014 году, которые представляют собой своеобразный годовой раздел журнала, необходимо «закрыть», т.е. удостоверить итоговой записью, подписанной ответственным за делопроизводство или даже руководителем организации и печатью организации:

закрытие годового раздела в журнале регистрации

А с 1 января 2015 года в журнале начинается новый валовый порядок регистрации приказов по основной деятельности с № 1 по № N.

Обеспечивать постоянное хранение в организации (или готовить к передаче в архив на постоянное хранение) необходимо одновременно и дела с приказами по основной деятельности, и журнал их регистрации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?