• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2015

Если за год всего 17 приказов, как вести журнал их регистрации?

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 3623 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Месяц назад устроилась на новую работу, и появились вопросы. Можно ли для журнала регистрации приказов по основной деятельности распечатать разлинованные листы, прошить и пронумеровать их, или нужно обязательно покупать журнал? У нас за год всего 17 приказов. И как такой небольшой журнал подшить и убрать за прошлый год?

Каждая организация в зависимости от конкретных условий имеет право самостоятельно и, прежде всего, в своей инструкции по делопроизводству устанавливать систему регистрации документов (централизованно в службе делопроизводства, секретарем либо децентрализованно в ­подразделениях), порядок регистрации и регистрационные формы.

Можно регистрацию документов осуществлять в журналах, на карточках, в базах данных систем электронного документооборота, можно в компьютере вести простые таблички в Word или Excel в зависимости от видов документов и документопотоков.

Основными задачами регистрации являются охрана каждого документа, который не должен потеряться, учет (идентификация в пределах документопотока и фиксация юридического факта создания или получения ­документа), обеспечение быстроты поиска и организации контроля исполнения.

Практика показала, что для небольших организаций с небольшим количеством издаваемых распорядительных документов удобнее всего применять все-таки журнальную форму регистрации приказов по основной деятельности, которая лучше всего обеспечивает выполнение задачи охраны документов и их последующую сохранность. Удобнее всего приобрести журнал, пронумеровать его листы, прошить, оформить заверительную надпись, подписанную ответственным за делопроизводство или даже руководителем организации и печатью (показана в Примере 1). И журнал, и дело, в которое формируются приказы по основной деятельности, в небольшой организации ведутся в течение одинакового количества лет как параллельные и взаимосвязанные переходящие дела (см. Пример 2).

Что нужно оформить на обложке переходящего дела? Как описать его в номенклатуре дел прошлого и будущего года? См. ответ на вопрос «Как подшить в дело неформатный документ (брошюру А5 формата) и как его описать во внутренней описи и листе-заверителе дела?»
Пример 1

Заверение прошитого бумажного журнала регистрации

СвернутьПоказать
заверение прошитого бумажного журнала регистрации
Пример 2

Как разделить годы в журнале регистрации и переходящем деле

СвернутьПоказать

Изданные в 2014 году 17 приказов в переходящем деле необходимо будет отделить от приказов 2015 года простым чистым листом бумаги, посередине которого оформляется год их издания: «2014 год».

А записи в журнале регистрации приказов по основной деятельности, сделанные в 2014 году, которые представляют собой своеобразный годовой раздел журнала, необходимо «закрыть», т.е. удостоверить итоговой записью, подписанной ответственным за делопроизводство или даже руководителем организации и печатью организации:

закрытие годового раздела в журнале регистрации

А с 1 января 2015 года в журнале начинается новый валовый порядок регистрации приказов по основной деятельности с № 1 по № N.

Обеспечивать постоянное хранение в организации (или готовить к передаче в архив на постоянное хранение) необходимо одновременно и дела с приказами по основной деятельности, и журнал их регистрации.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.