• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2015

Каков срок хранения распоряжений о работе в выходные дни и каков порядок их регистрации?

  • 2 комментария
  • 4502 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ


Срок хранения документов определяется в процессе экспертизы их ценности и является ее результатом. «Плановые» сроки сначала фиксируются в номенклатуре дел, в течение календарного года контролируются в процессе формирования дел в текущем делопроизводстве, а потом проверяются и подтверждаются в процессе подготовки дел к передаче в архив организации и составления описей дел или актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

См. ответ на вопрос про формирование дел с приказами, который перерос в целую статью «Проблемы формирования дел с приказами»

На всех этих этапах проведения экспертизы ценности документов службе делопроизводства необходимо на системной основе применять критерии содержания документа. Это означает, что при определении срока хранения необходимо руководствоваться не только наименованием вида документа и его подлинностью, но и значимостью управленческой ситуации, целью создания документа, значением события, отраженного в нем, повторяемостью информации в других, возможно, сводных, учетных и отчетных документах. И, самое главное, необходимо помнить, что в современных условиях главная функция документов – в течение установленного времени (это, как правило, срок хранения) быть доказательством совершенных управленческих действий и принимаемых управленческих решений.

Приказы и распоряжения как виды документов относятся к подсистеме распорядительной документации и являются правовыми актами, которые издает первый руководитель организации (и имеют право издавать его заместители в рамках системы делегирования полномочий, которая в каждой организации формируется конкретно). Нормативные сроки хранения приказов и распоряжений установлены в одной статье 19 Перечня типовых управленческих архивных документов1. То есть критерий вида документа в данном случае должен учитываться, но он не ­является ­единственно определяющим.

Поэтому если издается распоряжение «О режиме работы в предпраздничные и выходные и праздничные дни 1–4 мая и 9–11 мая 2015 г.», которое касается работы всей организации и не затрагивает трудовых отношений конкретных работников с работодателем, то оно относится к категории приказов / распоряжений по административно-хозяйственным вопросам (иногда называются также «по административно-организационной деятельности») и имеет срок хранения 5 л. по ст. 19 в) ПТУД.

Если распоряжение (лучше, конечно, приказ) издается, например, по вопросам:

  • «О привлечении механика Сидорова П.П. к работе в выходные и праздничные дни 1–4 мая 2015 г.» (индивидуальное распоряжение) или
  • «О режиме работы сотрудников транспортного цеха в выходные и праздничные дни 1–4 мая 2015 г.» (коллективное распоряжение, в котором устанавливается график или дежурство конкретных работников с ­указанием их фамилий) или
  • «Об утверждении графика дежурств сотрудников отдела информационной безопасности в выходные дни на май 2015 г.» (в рамках зоны ответственности подразделения устанавливается работа по ­персональному графику для всех сотрудников отдела),

то оно относится к категории приказов / распоряжений по личному составу (в таких документах упоминаются фамилии работников и затрагиваются вопросы изменения режима их рабочего времени, относящиеся к области трудовых отношений работника и работодателя) и имеет срок хранения 5 л. по ст. 19 б) ПТУД (с учетом примечания (2) к данной статье). Но если к работе в выходные дни на основании распоряжения привлекаются работники с тяжелыми и вредными условиями труда, то срок хранения такого документа – 75 л. по ст. 19 б) ПТУД.

И, конечно же, распоряжения в зависимости от их целей создания и содержания регистрируются раздельно в пределах своих документопотоков, в валовом порядке в пределах календарного года (формируются в дела и хранятся они также раздельно).

Пример 1
СвернутьПоказать

Например, регистрируем раздельно с использованием индексов:

  • приказы / распоряжения по основной деятельности – c нумерацией начиная с № 01 по № N;
  • приказы / распоряжения по административно-организационной деятельности – нумерация с № 01-аод по № N-аод;
  • приказы / распоряжения по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрения, зарубежные командировки) – с № 01-лс по № N-лс;
  • приказы / распоряжения по личному составу (отпуска, командировки, дежурства в рамках основной деятельности, взыскания) – с № 01-к по № N-к.

Классификация приказов / распоряжений и их индексация в процессе регистрации должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству конкретной организации.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД). Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

2 комментария
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
nasteysha19, 14 октября 2016 10:13

Добрый день, прочитала Вашу статью и многое стало понятно. Но всё же непонятно каков срок хранения приказов о привлечении работника к работе в выходной день, если это не дежурство, а именно работа? И относится такой приказ к основной деятельности или к личному составу? Если человек выбирает за работу в выходной день не отгул, а оплату, то сколько хранится приказ об оплате за работу в выходной день? А если в самом приказе о привлечении работника к работе в выходной день уже указано, что работнику будет оплата или отгул, то сколько хранится такой приказ?

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Администратор, 31 октября 2016 21:48

Ответ на Ваш вопрос см. здесь

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.