Top.Mail.Ru

Если фамилия изменилась, а в документе осталась старая

Вопрос
Помогите разобраться. В связи с замужеством изменила фамилию. Приказом в университете фамилия не сразу была изменена, поэтому справка-вызов на сессию оформлена на девичью фамилию, а подтверждение о прохождении сессии выписано на новую фамилию. Наша финансовая служба утверждает, что ­документ ошибочен. Как быть? Еще придрались, что чернила ручки разные. Обязательно ли должны одновременно заполняться справка-вызов и подтверждение?
Отвечает

Рассмотрим ситуацию с общих позиций документоведения.

Во-первых, думаю, что в вопросе речь идет об оформлении документа, утвержденного приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368 «Об утверждении формы справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования». Утвержденная типовая унифицированная форма ­является «двойной», т.е. состоит из двух частей, разделенных линией ­отрыва:

  • первая часть подтверждает, что студент имеет право на получение оплачиваемого отпуска на период проведения очередной учебно-экзаменационной сессии. На ее основании («вызов» из учебного заведения) в организации издается приказ о предоставлении учебного отпуска;
  • вторая часть формы должна быть заполнена после окончания сессии и доказать, что студент находился на сессии в учебном заведении в сроки ее проведения.

Таким образом, типовая форма в целом как документ выполняет свою правовую, доказательную функцию. Такая «двойная» форма предусматривает, что оформление каждой части документа уполномоченным представителем учебного заведения не может быть осуществлено в один и тот же момент времени, обязательно одним и тем же почерком и одними и теми же чернилами, т.к. цели создания каждой из частей документа «разведены» во времени.

Во-вторых, присвоение новой фамилии осуществляется от имени государства органами записи гражданского состояния. В данном случае с даты заключения брака, которая зафиксирована в свидетельстве о заключении брака, и с даты его выдачи (совпадает с датой заключения ­брака) женщина, вступившая в брак, носит новую фамилию.

Конечно, с даты присвоения новой фамилии до даты изменения фамилии во всех учетных и иных документах организаций, где работает или учится человек, образуется некий временной разрыв. Процедура издания приказа об изменении фамилии, внесение на его основании изменений в учетные и иные документы работника требуют определенного времени. В этот период в случае необходимости подтверждения факта присвоения новой фамилии работник представляет в деканат учебного заведения, в финансовую службу и отдел кадров своей организации свидетельство о заключении брака, которым руководствуются и копию с которого делают и удостоверяют самостоятельно данные структурные подразделения, в том числе, в соответствии с требованиями Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Считаем, что никакого переоформления документов о прохождении учебно-экзаменационной сессии в данной ситуации не требуется.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.