Top.Mail.Ru

Стоит ли регистрировать «задним числом» старые документы?

Вопрос
Сложилась трудная ситуация. Принесли документы (договоры, акты, какие-то счета), которые в подразделении лежали с марта месяца. Попросили зарегистрировать сегодняшним числом, т.к. контрагенты не выполняют обязательств, ­деньги не перечислены и надо идти в суд. Что делать?
Отвечает

Не можем дать конкретного совета, т.к. документы «задним числом» регистрировать нельзя, а регистрировать их «сегодняшним числом» тем более с таким значительным опозданием не имеет смысла.

Вполне может оказаться, что какие-то из этих документов контрагенты направляли вам заказными письмами / сдавали письма в отделение почтовой связи по описи, на которую проставляется оттиск почтового штемпеля с датой отправки (так обычно поступают, чтобы доказать факт отправки и ее дату).

Организация несет юридическую ответственность за полученный документ с даты его получения, именно поэтому в процессе приема документов соблюдаются следующие технологические правила делопроизводства:

  • проверяется правильность адресования полученной корреспонденции на конверте и дата доставки; если документ доставлен ошибочно, то он возвращается на почту или направляется адресату; если документ доставлен со значительным опозданием по сравнению с датой получения на штемпеле почтового отделения, то составляется акт с участием представителя отделения почтовой связи, экземпляр акта передается на почту;
  • конверт вскрывается и проверяется правильность адресования документа; если в документе затрагивается финансовый или спорный вопрос либо срок исполнения его истек, то конверт не выбрасывается, т.к. оттиск почтового штемпеля на нем может служить доказательством факта и даты получения; при получении по почте просроченного договорного, финансового или первичного учетного документа сразу же составляется акт о фактической дате его получения, который подписывается представителем службы делопроизводства, сотрудником заинтересованного в вопросе структурного подразделения и представителем почтового отделения, экземпляр акта передается на почту;
  • на документе проставляется отметка о получении, обычно механическим штампом или от руки; отметка о получении фиксирует факт получения ­документа той организацией, которой он был адресован, и дату получения;
  • документ (в необходимых случаях и конверт) передается на предварительное рассмотрение службой делопроизводства, если в организации осуществляется такая делопроизводственная операция, или сразу на регистрацию; договорная документация может не регистрироваться службой делопроизводства, а регистрироваться децентрализованно непосредственно в структурных подразделениях, но оставаться ­вообще незарегистрированной она не может.
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?