• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2015

Стоит ли регистрировать «задним числом» старые документы?

  • 0 комментариев
  • 832 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Сложилась трудная ситуация. Принесли документы (договоры, акты, какие-то счета), которые в подразделении лежали с марта месяца. Попросили зарегистрировать сегодняшним числом, т.к. контрагенты не выполняют обязательств, ­деньги не перечислены и надо идти в суд. Что делать?

Не можем дать конкретного совета, т.к. документы «задним числом» регистрировать нельзя, а регистрировать их «сегодняшним числом» тем более с таким значительным опозданием не имеет смысла.

Вполне может оказаться, что какие-то из этих документов контрагенты направляли вам заказными письмами / сдавали письма в отделение почтовой связи по описи, на которую проставляется оттиск почтового штемпеля с датой отправки (так обычно поступают, чтобы доказать факт отправки и ее дату).

Организация несет юридическую ответственность за полученный документ с даты его получения, именно поэтому в процессе приема документов соблюдаются следующие технологические правила делопроизводства:

  • проверяется правильность адресования полученной корреспонденции на конверте и дата доставки; если документ доставлен ошибочно, то он возвращается на почту или направляется адресату; если документ доставлен со значительным опозданием по сравнению с датой получения на штемпеле почтового отделения, то составляется акт с участием представителя отделения почтовой связи, экземпляр акта передается на почту;
  • конверт вскрывается и проверяется правильность адресования документа; если в документе затрагивается финансовый или спорный вопрос либо срок исполнения его истек, то конверт не выбрасывается, т.к. оттиск почтового штемпеля на нем может служить доказательством факта и даты получения; при получении по почте просроченного договорного, финансового или первичного учетного документа сразу же составляется акт о фактической дате его получения, который подписывается представителем службы делопроизводства, сотрудником заинтересованного в вопросе структурного подразделения и представителем почтового отделения, экземпляр акта передается на почту;
  • на документе проставляется отметка о получении, обычно механическим штампом или от руки; отметка о получении фиксирует факт получения ­документа той организацией, которой он был адресован, и дату получения;
  • документ (в необходимых случаях и конверт) передается на предварительное рассмотрение службой делопроизводства, если в организации осуществляется такая делопроизводственная операция, или сразу на регистрацию; договорная документация может не регистрироваться службой делопроизводства, а регистрироваться децентрализованно непосредственно в структурных подразделениях, но оставаться ­вообще незарегистрированной она не может.

А регистрировать документы необходимо в день их получения организацией.

Читайте статью «Претензионная работа в секретарской практике»
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.