• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2016

Когда обязательны бумажные журналы регистрации? И когда стоит использовать электронные?

  • 0 комментариев
  • 2251 просмотр
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Работаю в небольшой организации и веду все делопроизводство, включая кадровое и по обращениям граждан. Стараюсь регистрировать документы правильно, т.е. в пределах документопотоков, веду бумажные журналы и книги, а для переписки – таблицы в Word. Руководитель считает, что обычные журналы в бумажной форме устарели, надо все перевести в компьютер. Но СЭД у нас нет, нет и электронных документов. Как поступить?

Очень хорошо, что в организации соблюдается технологичный подход к выполнению делопроизводственных операций и регистрация осуществляется в соответствии с п. 3.4.4., 3.4.7 и 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), в которых предусматривается формирование и выделение документопотоков после предварительного рассмотрения документов в зависимости от направлений деятельности организации, а потом – регистрация ­документов в пределах каждого из выделенных документопотоков.

Для принятия решения о выборе регистрационных форм рекомендуем обратить внимание на два методических аспекта:

1. Методологию выбора носителя оригинала документа в зависимости от срока его хранения в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Если документы подлежат постоянному или долговременному хранению, то они должны быть изготовлены в той форме, которая сможет обеспечить такой срок хранения. При современных технологиях это, прежде всего, бумажная форма. Соответственно, и учетно-регистрационные формы / журналы, в которых фиксируются данные об этих документах, также должны существовать в бумажной форме, т.к. журналы подлежат сдаче в архив как научно-справочный ­аппарат к данным документам.

2. Учет задач регистрации документов, которые наилучшим образом обеспечиваются применением той или иной регистрационной формы. Регистрация – это фиксация факта создания, получения или отправки документа путем записи учетных данных о нем в регистрационные формы. Регистрация документов обеспечивает и последующий контроль за их исполнением.

В настоящее время в качестве регистрационных форм применяются (см. Таблицу 1):

  • журналы в бумажной форме;
  • журналы в электронной, а потом – в бумажной форме (журналы / таблицы в конце календарного года при необходимости распечатываются из ­программ Word или Excel и брошюруются в форме журналов);
  • карточки как «входные формы» в ту или иную информационную систему, которые существуют в электронной форме.
Таблица 1

Задачи регистрации документов, которые обеспечивает та или иная регистрационная форма

СвернутьПоказать
задачи регистрации и регистрационные формы документов

При выборе той или иной регистрационной формы необходимо учитывать и объем документооборота. В небольшой организации для учета документов постоянного и долговременного сроков хранения вполне оправдано ведение регистрационных журналов в бумажной форме, а для регистрации переписки, которая имеет в основном 5-летний срок ­хранения, действительно, можно использовать таблицы Word или Excel.

Но, во всяком случае, правильным является ведение в бумажной форме:

  • журнала регистрации приказов по основной деятельности;
  • журнала регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников;
  • книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • журнала учета личных дел сотрудников;
  • журнала учета бланков (если применяются типографские бланки);
  • книги учета печатей и штампов организации;
  • журнала учета личного приёма граждан руководителем организации;
  • журнала регистрации обращений граждан.
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.