• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2016

Как в свете последних изменений закона об архивном деле определять сроки хранения личных дел?

  • Рейтинг 5
  • 2 комментария
  • 9909 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как же теперь определять сроки хранения личных дел и вообще документов по личному составу, которые необходимо сдавать в архив организации? Есть документы сотрудников, которые работают давно, а уволились в прошлом году. Составлять годовой раздел описи дел по личному составу мы будем за 2015 год, надо ли вычитать из срока 75 лет период работы сотрудников в нашей организации?
Например, поступил работник в 2001 году, есть приказ, трудовой договор и т.п. документы о приеме. Уволился по собственному желанию в 2015 году, значит, если считать хотя бы от года создания приказа о приеме, от 75 лет надо ­вычитать 14 лет работы, и срок хранения получается 61 год?
Разъясните, пожалуйста, как применять последние изменения закона об архивном деле.


Не можем дать исчерпывающего ответа. Все профессиональное сообщество ждет соответствующих разъяснений методического характера, причем от Росархива, с которым, очевидно, согласовывался проект Федерального закона от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в ­Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Но пока разъяснений и рекомендаций нет, считаем необходимым строго соблюдать действующие правила архивной работы.

Со дня создания, как предписывает новая статья 22.1 закона об архивном деле, сроки хранения документов никогда не устанавливались в ­отечественной архивной практике.

См. новость «Сократили срок хранения кадровой документации!», где определение срока хранения упирается в термин «архивный документ»
Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности ­документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ­части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности ­документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

См. ответ на вопрос «Как определить срок хранения кадровых документов с учетом последних мартовских изменений закона об архивном деле?»

В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное и профессиональное правило исчисления сроков хранения документовс 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа / завершения дела в делопроизводстве / окончания личного дела. Потому что срок собственно архивного хранения документов начинается после того, как они утратили в делопроизводстве свое оперативное управленческое значение, т.е. считаются «исполненными», ­завершенными.

Личные дела работников формируются по принципу досье постепенно, в течение всей трудовой деятельности и трудовых отношений с конкретным работодателем. В кадровой службе они хранятся как документы текущего кадрового делопроизводства, которые доказывают правомерность условий трудового договора, изменений и дополнений к нему, развитие карьеры, повышение квалификации и должностного уровня и т.п.

После увольнения работника его личное дело до конца календарного года остается в кадровой службе. Далее текущее оперативное хранение личных дел может осуществляться кадровой службой в течение 1-3 лет. И не позднее чем через 3 года кадровая служба должна осуществить архивно-техническую обработку и передачу личных дел уволенных сотрудников в архив организации по описи дел по личному составу ­(составляется годовой раздел).

На обложках личных дел уволенных в 2015 году и в соответствующей графе описи дел по личному составу за 2015 год необходимо указать крайние даты документов каждого личного дела, т.е. даты начала и окончания дела. Это – дата составления / регистрации / получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Крайние даты личного дела – даты приказов о приеме и увольнении работника (п. 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и ­других ­архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом ­Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

По правилам архивной работы срок хранения исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа. То есть если работник уволился в 2015 году, то срок хранения его личного дела в настоящее время должен исчисляться с 2016 года, и оно может быть выделено к уничтожению после проведения его экспертизы ценности в ­архиве только:

  • в январе 2066 года при 50-летнем сроке хранения и
  • в январе 2091 года при 75-летнем сроке хранения.

Как видите, мы предлагаем отталкиваться не от даты создания дела, а от даты его последнего документа! И аргументация здесь следующая:

  • в ст. 22.1 закона об архивном деле говорится о сроке хранения не всего дела, а именно документа по личному составу;
  • в личном деле их много. Датой его начала обычно является дата приказа о приеме на работу, но датой закрытия – дата приказа об увольнении. И между этими двумя датами обычно проходят годы работы человека у этого работодателя;
  • есть архивное правило, по которому если в дело подшиты документы с разными сроками хранения, то все дело храним по старшему сроку!
Пример 1
СвернутьПоказать

Допустим, дата приказа о приеме на работу – 02.02.2005. Первый документ личного дела создан после 2003 года, поэтому (согласно п. 3 ч. 2 ст. 22.1 закона об ­архивном деле) у него срок хранения 50 лет со дня создания.

Дата приказа об увольнении этого человека – 06.06.2015. У него (согласно той же норме закона) срок хранения тоже 50 лет. У этого документа срок хранения ­заканчивается позже всех, потому все дело храним по этому старшему сроку!

Только давайте не мелочиться, цепляясь за слова «со дня создания», и будем хранить не «50 лет со дня создания» документа, а 50 лет с 1 января года, следующего за годом закрытия дела = издания приказа об увольнении. Так мы привычный порядок работы сохраним и жизнь себе облегчим. Ведь в п. 3 ч. 2 ст. 22.1 используется формулировка «не менее 50 лет со дня создания», значит, больше 50 лет хранить можно.

Итак, данное личное дело будем хранить до конца 2065 года, а уничтожить его сможем начиная с января 2066 года.

Т.е. если приказы о приеме и увольнении в личном деле созданы в 2003 году или позже, то к обоим применяется одинаковый срок хранения. Тогда более старшим он окажется у приказа об увольнении. И срок хранения такого личного дела можно спокойно определять «по старой методике», подставляя в нее 50 лет хранения!

Сложнее обстоит дело, если приказ о приеме на работу создан до 2003 года, а приказ об увольнении в 2003 году или позже (например, в прошлом 2015-м). Первый тогда подпадает под часть 1 статьи 22.1 с 75-летним сроком хранения, а последний приказ – под ч. 2 ст. 22.1 с 50-летним сроком хранения. В этой ситуации срок хранения приказа о приеме на ­работу может оказаться старше, чем у приказа об увольнении.

Личные дела в коммерческих организациях подпадают под пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1 закона об архивном деле, которые мы здесь ­обстоятельно рассмотрели.

См. новость «Росархив теперь подчиняется не Министерству культуры, а напрямую Президенту России!»

Новые правила определения срока хранения кадровых документов в законе об архивном деле для некоторых ситуаций позволяют нам дать свои рекомендации по их применению. Но мы не вправе претендовать на функцию методического регулирования отрасли, принадлежащую Росархиву, потому тоже с нетерпением ждем его разъяснений «новых ­правил игры».

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

2 комментария
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Анонимный гость, 23 сентября 2016 17:02

Дорогие мои о чем разговор? Речь идет о сроках хранения в архиве т.е. 75 лет после окончания дела. На обложке написано: НАЧАТО _____ ЗАКОНЧЕНО _________ , 2 года оно хранится в подразделении в котором создано или по окончании может быть сдано в архив. 75 лет будем отсчитывать со слов ЗАКОНЧЕНО.

+2

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Редакция журнала "Делопроизводство и документооборот на предприятии", 27 сентября 2016 11:45

К сожалению, не можем с Вами согласиться - в вопросе начала отсчета срока хранения кадровых документов теперь не все так просто.
Данной точки зрения придерживается и ВНИИДАД, который на данный момент занимается подготовкой изменений нормативной базы в этой части.

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.