• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2016

Давно, в 2013 году, был издан приказ фактически бессрочный, а сотрудник, на которого возложены полномочия, через некоторое время уволился. Как быть?

  • 0 комментариев
  • 1269 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Вопрос о контроле исполнения приказов. У нас возникла такая ситуация: давно, в 2013 году, был издан приказ фактически бессрочный, а сотрудник, на которого возложены какие-то полномочия в этом приказе, через некоторое время уволился. Новый приказ с того времени не издавался. Можно ли считать тот приказ устаревшим? И как этот приказ снять с контроля? В случае издания нового приказа по этому же вопросу, надо ли в новом приказе указывать отмену старого (устаревшего) приказа?

Приказы по основной деятельности, в которых устанавливаются какие-то внутренние правила, нормы, возлагаются функции, предоставляются полномочия, вводятся в действие локальные нормативные акты, утверждаются составы комиссий и т.п., относятся к категории «нормативных» приказов. Они, как правило, действуют до их отмены, замены новыми или внесения изменений и дополнений, бессрочными они считаются условно. Подобные приказы также необходимо ставить на контроль. Только контрольная служба (секретарь, контролер, служба делопроизводства) в этом случае должна контролировать актуальность и срок действия нормативных приказов.

С установленной периодичностью (не реже 1 раза в год или полгода) в порядке предупредительного контроля, а при выявлении факта увольнения исполнителя – немедленно контролер запрашивает у инициатора приказа (или непосредственного руководителя исполнителя / руководителя, на которого возложен управленческий контроль / руководителя, подписавшего приказ):

  • продолжает ли приказ действовать,
  • предполагаются ли изменения или издание нового приказа в связи с изменениями штатного состава,
  • необходима ли актуализация приказа в связи с изданием иных распорядительных документов,
  • будут ли полномочия уволившегося сотрудника кому-то передаваться и т.п.

Контроль срока действия (примерно 3-5 лет) таких нормативных приказов обеспечивает актуальность нормативной базы, своевременную передачу функций и полномочий, повышает управляемость организации. Поэтому главная задача – правильно ставить приказы нормативного характера на контроль, снимать их с контроля гораздо легче.

Если приказом сотруднику предоставлялись полномочия персонально в связи с его опытом, квалификацией и ответственностью и не предполагалось их включать в качестве типовых в должностную инструкцию по должности / специальности, то в связи с его увольнением вполне можно подготовить новый (отчасти «технический») приказ, в котором приказ от 2013 года будет считаться утратившим силу (показан в Примере 1).

Пример 1

Приказ о признании утратившим силу ранее изданного документа

СвернутьПоказать
Приказ о признании утратившим силу ранее изданного документа

После издания нового приказа в той регистрационно-контрольной карточке, в которой был зарегистрирован прежний приказ в 2013 году, необходимо сделать запись в поле для отметок об исполнении: «Утратил силу; приказ от 07.06.2016 № 67».

Издание подобного приказа возможно, но не обязательно, поскольку при увольнении сотрудник утрачивает все полномочия, которые были предоставлены ему в связи с выполнением его трудовых функций в организации на основании должностной инструкции и приказа.

Если по этому же вопросу будет издан новый приказ, т.е. полномочия уволенного сотрудника передаются другому в связи с выполнением той же самой трудовой функции (по должности), то датой этого приказа должен быть день, следующий за датой увольнения «предшественника», ведь функция и полномочия не могут оставаться бесхозными при оптимальной организации труда. В новом приказе необходимо оформить сначала предоставление тех же полномочий другому сотруднику, а потом считать утратившим силу приказ о предоставлении этих полномочий увольняющемуся сотруднику.

Если время упущено, и сейчас, в 2016 году, полномочия в прежней формулировке предоставляются сотруднику организации фактически заново, то в этом приказе желательно оформить пункт о том, что приказ от 2013 года считается утратившим силу (Пример 2).

Пример 2

Приказ о делегировании полномочий новому сотруднику взамен уволившегося

СвернутьПоказать
Приказ о делегировании полномочий новому сотруднику взамен уволившегося
См. статью «Регламентируем систему контроля исполнения документов»
См. ответ на вопрос «При проверке приказов за весь период работы компании выяснилось, что есть «одноименные», каждый из которых не отменял действие предыдущего. Как навести порядок и актуализировать приказы?»
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Тематика:

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.