Top.Mail.Ru

При включении приказа с приложением в СЭД оформляется ли само приложение отдельным документом, или оно может быть оформлено вместе с приказом на следующей странице после него? Как нумеровать страницы основного документа и приложений к нему?

Вопрос
Отвечает

Сначала вспомним общие правила оформления документов и приложений к ним. Если документ изготавливается на двух и более страницах, то его страницы нумеруются, начиная со второй. ГОСТ Р 6.30-2003 при оформлении организационно-распорядительных документов устанавливает, что номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа документа.

Листы каждого приложения к документу нумеруются самостоятельно с соблюдением этих же правил.

Если подготовленный в бумажной форме и подписанный руководителем приказ с приложением к нему должен быть «включен» в СЭД (в управлении документами применяется термин capture, «захват» документа системой), т.е. он должен быть зарегистрирован в ней, то:

  • информация о документе вносится во «входную» форму – карточку, система предлагает дату регистрации и индекс приказа в пределах соответствующего документопотока;
  • приказ и приложение к нему сканируются, и их файлы присоединяются к регистрационной карточке.

Такая технология в настоящее время внедрена в большинстве организаций, применяющих СЭД прежде всего в качестве инструмента реализации документооборота. В систему вносится информация об изданных документах, документы регистрируются, их электронные копии (или просто файлы без отметки об удостоверении копии) направляются на исполнение и контролируются. Карточки и файлы исполненных документов находятся на текущем оперативном хранении и впоследствии могут быть систематизированы для использования и поиска сведений о документах как фонд пользования электронных копий документов.

В связи с этим рекомендуем обратить внимание на приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства). Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (далее – Перечень) представляет собой минимальный набор полей той самой «входной» формы в СЭД (регистрационной карточки), правильное заполнение полей которой обеспечивает корректное включение информации о документе в систему.

Пункт 13 Перечня «количество листов основного документа» означает, что в данное поле должна вноситься информация об объеме изданного в вашей организации приказа.

Пункт 14 Перечня «отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)» предусматривает, что в СЭД вносятся сведения о количестве и объеме оформленных к нему приложений. И из названия данного поля следует, что приложения должны быть пронумерованы самостоятельно.

Пункт 21 Перечня «файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)» представляет собой название того поля регистрационной карточки, в которое должны быть помещены присоединяемые к ней сканированные электронные копии (образы, файлы) документов.

К сожалению, в пункте 14 Перечня требуется внесение информации об объеме приложений и не предусмотрена обязательность включения в систему наименований видов документов-приложений. А поиск документов с применением механизма «связанные документы», во-первых, должен обеспечить исчерпывающую полноту выявления информации, и во-вторых, в имени файла не всегда (и всегда не в полной мере) можно отразить наименование документа-приложения.

Ответ на данный вопрос можно завершить следующими рекомендациями:

  • закажите ИТ-подразделению, которое осуществляет поддержку вашей СЭД, доработку полей «входной» формы – карточки в соответствии с Перечнем;
  • регламентируйте технологию сканирования документов для включения в систему:
    • их файлов (просто образов, «картинок») или
    • электронных копий (с отметкой об удостоверении копии, которая подписывается простой электронной подписью, поддерживаемой СЭД);
  • установите единый порядок сканирования документов для включения в СЭД: 1 файл = 1 документ или 1 файл = 1 документ + приложения;
  • установите единую систему наименования файлов документов в СЭД;
  • внесите соответствующие изменения в положение о СЭД и инструкции пользователям, а при необходимости – и в Инструкцию по делопроизводству;
  • учтите на будущее при доработке или замене СЭД, что документы должны создаваться в системе в статусе электронного оригинала, что также установлено Правилами делопроизводства.
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.