Top.Mail.Ru

Надо ли хранить листы визирования? Наши юристы настаивают на их сдаче в архив, но ведь это же рабочий документ.

Вопрос
Отвечает

Встаньте на позицию юристов и задайте им их же любимый вопрос: «А где это прописано?»

Ведь мы с вами знаем, что листы согласования оформляются к проектам документов. А проекты, например, приказов, распоряжений и документы к ним хранятся 1 год по ст. 20 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД). В алфавитный указатель видов документов, сроки хранения которых установлены ПТУД, листы согласования проектов документов вообще не включены.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) устанавливают, что дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении сроков их хранения (п. 34).

Утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, которые являются нормативными правовыми актами, обязательными для применения организациями любых организационно-правовых форм, подтверждают, что дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются (п. 4.2).

Таким образом, служба делопроизводства всегда может дать обоснованные ссылки на действующие нормативные правовые акты, когда возражает против приема в архив листов согласования проектов документов.

Кроме того, юридические основы системы принятия управленческих решений закрепляют порядок, при котором все риски принятого решения принимает на себя руководитель или уполномоченное им лицо, которое подписывает документ, оформляющий управленческое решение. Листы согласования, которые могут оформляться к каждой версии проекта, используются как инструмент в процессе подготовки решения, когда согласовывающие подразделения и должностные лица рассматривают риски в пределах своей зоны ответственности. А когда документ подписан или утвержден, то за него (за оформленное решение) полностью отвечает подписавший руководитель.

В практике делопроизводства сложилось правило, что исполненный документ (а после подписания окончательно согласованной версии проекта документа листы его согласования можно считать исполненными) хранится в делопроизводстве в течение года его создания и еще минимум 1 календарный год. Так что в службе делопроизводства хранятся листы согласования проектов документов, подписанных, самое позднее, в 2015 году. В текущем 2017 году эти листы могут быть включены в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих архивному хранению.

Если юристы настаивают на архивном хранении листов согласования, то необходимо запросить у них письменные предложения о том, к проектам каких документов, издаваемым по каким вопросам и к какой версии проекта (окончательной или ко всем промежуточным) листы согласования необходимо хранить в статусе документов, связанных с основным официальным документом, имеющим юридическую силу. Такие предложения должна рассмотреть и утвердить экспертная комиссия организации, которая имеет право своим решением изменять сроки хранения документов в сторону их увеличения.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.