Публикации


Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Особенности писем информационного характера

Показали группы и разновидности служебных писем, отметили, что порой грань между ними провести сложно. Прокомментировали особенности назначения, составления и рассылки писем информационного характера.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

Завершаем разговор о новом ГОСТ, который с 1 января 2020 года сменит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Речь пойдет об анализе деловых процессов, средствах управления документами, создании и вводе документов в систему, организации доступа, миграции и конвертировании, отборе и передаче документов на хранение или уничтожение. Надо быть готовыми к тому, что ГОСТ содержит высокоуровневые принципы организации работы, а не конкретные шаги по их реализации. Зато его можно воспринимать как некий опросник на тему «Все ли в порядке в управлении документами в моей организации». Если видите несоответствие – это повод, как минимум, задуматься, а как максимум – исправить ситуацию. Обязательным данный ГОСТ станет скорее для тех, кто стремится соответствовать стандартам менеджмента качества.

Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

Новый ГОСТ с 1 января 2020 года сменит ныне действующий ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. У нас с вами еще есть время к этому подготовиться. Объясняем, как новый ГОСТ увязан с иными стандартами серии ИСО, в т.ч. системы менеджмента качества, каким организациям придется ему соответствовать. Показываем принципиальные положения нового стандарта. Обратите внимание на корректировку значения понятия «система управления документами».

Протокол: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 14 примеров оформления всех реквизитов протокола заседания, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых протоколов. Больше всего деталей оформления описано для текста протокола (увидите, как его можно составить в краткой и полной форме). Отмечается, что изменилось в оформлении протоколов и для каких организаций. Статья основывается на современной практике работы, положениях ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству для государственных организаций, которые вступили в силу в 2018 году. Этой статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег.