На утерянные дела составляется акт о необнаружении архивных документов (в соответствии с п. 2.11.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 г. № 19; форма акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, утверждена тем же документом).
Личные дела студентов являются основанием для подтверждения факта обучения человека в учебном заведении и в соответствии с типовым перечнем для них установлен долговременный срок хранения – 75 лет. Поэтому желательно утерянное личное дело хотя бы частично восстановить.
Обращаю ваше внимание – частично восстановить, т.к. в состав личных дел учащихся, как правило, входят оригинальные документы (например, заявления) подписанные лично гражданином (абитуриентом, студентом). В состав восстановленного личного дела можно включить копии документов, восстановление (копирование и заверение) которых можно произвести.
Но обязательно укажите в описи дел и самом личном деле, что данное личное дело является дубликатом!