Допустим, в 2010 году в организации было открыто небольшое, но перспективное направление по поставкам какой-то продукции в страны СНГ. Работа находилась в начальной стадии, и документов в 2010 году было немного. Занимался этим вопросом по штатному расписанию только 1 сотрудник.
В номенклатуре дел за 2011 год по данному направлению деятельности внесено было одно дело с таким заголовком и индексом: «2.3. Документы по поставкам... в страны СНГ».
Все документы, списанные в данное дело в 2010 году, уместились в одну папку, т.е. в одно дело.
Но направление по работе со странами СНГ в 2011 году резко активизировалось и, соответственно, значительно вырос поток документов. Данным направлением стало заниматься гораздо больше сотрудников, допустим, согласно штатному расписанию, З человека. И стало ясно, что если данное дело не упорядочить с учетом нарастающего объема, то в дальнейшем это приведет к затруднениям при поиске необходимых документов. На поиск нужного документа каждый раз будет затрачиваться слишком много времени. Чтобы не изменять всю номенклатуру дел и прежде всего не менять индексы, в данном случае можно посоветовать сделать подрубрики, например:
2.3. Документы по поставкам... в страны СНГ
2.3.1. В Азербайджан
2.3.2. В Армению
2.3.3. В Белоруссию
и т.д.
Необходимо отметить, что в подобных случаях заголовки дел в номенклатуре выстраиваются по алфавитному или географическому признаку (например, страны располагаются в алфавитном порядке). Возможно, в вашей организации открылись филиалы в городе, тогда эти филиалы можно внести в номенклатуру по названиям улиц и также в алфавитном порядке:
7.1. Документы филиалов по ...
7.1. Дополнительный офис «Беговая»
7.2. Дополнительный офис «На улице Волгина»
7.3. Дополнительный офис «На улице Гарибальди»
7.4. Дополнительный офис «На улице Народного Ополчения»
и т.д.
