Необходимо ли менять титульные листы текущих дел после изменения индексов?

Вопрос
Вопрос по составлению номенклатуры дел. В течение календарного года в нашей организации произошли серьезные изменения в штатном расписании – добавилось 4 новых управления. В Банке имеются дополнительные офисы и филиалы, которые располагались в номенклатуре дел после указания всех подразделений головного офиса. Соответственно, после введения в номенклатуру новых подразделений индексы дел филиалов и дополнительных офисов изменились и, следовательно, возник вопрос, необходимо ли менять титульные листы текущих дел? Сохранить прежние индексы не представляется возможным, потому как номенклатура не будет соответствовать штатному расписанию и учредительным документам. Помогите разобраться с данным вопросом. Заранее спасибо.
Отвечает

Номенклатура дел – живой документ, который отражает жизнедеятельность организации от момента ее создания до последних дней деятельности. А так как современный мир динамично развивается, то и номенклатура дел развивается вместе с организацией.

В конце истекшего года анализируется действующая номенклатура дел, все ее плюсы и минусы, и на основании этого, как правило в декабре, разрабатывается новая номенклатура дел на следующий год. Заголовок номенклатуры дел должен содержать обязательное указание, на какой год она разработана, например: «Номенклатура дел на 2012 год». Вводится номенклатура дел с 1 января нового года на основании приказа по основной деятельности, рассылается по всем структурным подразделениям и филиалам, если такие имеются. Номенклатура за прошлый год закрывается, оформляется итоговая запись и в обязательном порядке включается в опись дел постоянного хранения для передачи в дальнейшем на хранение в архив организации. Такая процедура проводится во всех организациях любого уровня ежегодно в декабре.

В случае ликвидации или реорганизации организации, допустим, с 1 июля 2011 года, все документы и номенклатура дел должны быть закрыты по 30 июня 2011 года, сформированы и переданы на хранение в архив. Архивный фонд будет считаться закрытым.

После реорганизации организации открывается новый архивный фонд, разрабатывается новая номенклатура дел на основании новой структуры и нового штатного расписания. В бланке новой номенклатуры дел указываются все новые реквизиты и, в частности, новое название. Обязательно нужно указать, с какой даты вводится данная номенклатура, например, с 1 июля 2011 года. Это необходимо во избежание путаницы при формировании документов за 2011 год. Смешивание документов разных фондов считается грубейшей ошибкой в архивном деле. Документы с такими ошибками в дальнейшем ни один архив не примет на хранение. Организация будет вынуждена затратить силы, время и финансы на переформирование дел.

Если же организация не ликвидируется и не реорганизовывается, а в ее деятельности лишь изменяются или добавляются какие-то задачи и функции, частично меняется или дополняется структура и штатное расписание, то в данном случае (поскольку фонд остается прежним) все реквизиты в номенклатуре дел остаются прежними. Меняется только дата ввода обновленной номенклатуры в действие. А за сохранение прежних индексов еще можно побороться, причем несколькими способами.

Приведем в качестве примера следующую ситуацию:

Пример 1

Допустим, в 2010 году в организации было открыто небольшое, но перспективное направление по поставкам какой-то продукции в страны СНГ. Работа находилась в начальной стадии, и документов в 2010 году было немного. Занимался этим вопросом по штатному расписанию только 1 сотрудник.

В номенклатуре дел за 2011 год по данному направлению деятельности внесено было одно дело с таким заголовком и индексом: «2.3. Документы по поставкам... в страны СНГ».

Все документы, списанные в данное дело в 2010 году, уместились в одну папку, т.е. в одно дело.

Но направление по работе со странами СНГ в 2011 году резко активизировалось и, соответственно, значительно вырос поток документов. Данным направлением стало заниматься гораздо больше сотрудников, допустим, согласно штатному расписанию, З человека. И стало ясно, что если данное дело не упорядочить с учетом нарастающего объема, то в дальнейшем это приведет к затруднениям при поиске необходимых документов. На поиск нужного документа каждый раз будет затрачиваться слишком много времени. Чтобы не изменять всю номенклатуру дел и прежде всего не менять индексы, в данном случае можно посоветовать сделать подрубрики, например:

2.3. Документы по поставкам... в страны СНГ

2.3.1. В Азербайджан

2.3.2. В Армению

2.3.3. В Белоруссию

и т.д.

Необходимо отметить, что в подобных случаях заголовки дел в номенклатуре выстраиваются по алфавитному или географическому признаку (например, страны располагаются в алфавитном порядке). Возможно, в вашей организации открылись филиалы в городе, тогда эти филиалы можно внести в номенклатуру по названиям улиц и также в алфавитном порядке:

7.1. Документы филиалов по ...

7.1. Дополнительный офис «Беговая»

7.2. Дополнительный офис «На улице Волгина»

7.3. Дополнительный офис «На улице Гарибальди»

7.4. Дополнительный офис «На улице Народного Ополчения»

и т.д.

При более масштабных изменениях в организации, например, введении новых управлений, конечно, лучше будет полностью переработать номенклатуру дел в соответствии с новой структурой и штатным расписанием. Рекомендуется при разработке новой номенклатуры оставлять резервные номера (индексы), но не более трех, после каждого раздела. Тогда не будет возникать проблем с изменением индексов в случае незначительного изменения структуры организации.

Можно поискать и варианты «бескровной операции» в связи с новшествами, например, если новые управления внести в структуру после уже действующих управлений, то в данном случае просто продолжается нумерация индексов:

Пример 2

Допустим, было 4 управления, ввели еще 3 новых. Тогда старые управления остаются под своими прежними номерами, с № 1 по № 4, а новым присваивают следующие за ними: №№ 5, 6, 7.

Можно частично сохранить индексацию дел за счет филиалов:

Пример 3

Филиалы и дополнительные офисы, которые ранее были внесены в номенклатуру, можно выделить в отдельные номенклатуры дел с обязательным указанием на «шапке» четкого названия и нового индекса, допустим, с литерной буквой «ф», а на их место в основной номенклатуре дел внести вновь созданные подразделения (управления). Тогда основная масса дел в номенклатуре останется без изменения.

Если же в середине года пришлось менять номенклатуру дел и, соответственно, индексы, то стоит отразить эту информацию на титульных листах. Сделать это можно ручкой или карандашом, взяв старый индекс в скобки и рядом дописав новый.

Для документов временного хранения (до 5 лет) на этом можно и остановиться.

А для дел с документами постоянного хранения и по личному составу в дальнейшем (при подготовке этих дел для сдачи на архивное хранение) такие «дописки» от руки станут подсказкой о том, что стоит перепечатать титульный лист, опять же указав на нем одновременно два индекса: старый в скобках и новый. Кроме того, при оформлении дел и составлении описей на постоянное хранение и по личному составу изменение индексов нужно будет отразить в предисловии к описи и указать в итоговой записи номенклатуры дел за истекший год.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Попова
16.01.2012, 21:03

Да, изменение номенклатуры дел в течение года происходит, соответственно меняются индексы дел. Так как этот момент не урегулирован никаким документом, то эту проблему мы решаем по аналогии с исправлениями в трудовой книжке, трудовом договоре. А именно, прямой чертой зачеркиваем аккуратно старый индекс, а сверху пишем новый индекс.

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?