Top.Mail.Ru

Как убедить специалистов подразделений, что документы необходимо формировать в дела, дифференцируя их отдельные группы и сроки хранения (например, что нельзя формировать такое «укрупненное» дело как «Договоры», куда подшивать их все)? Как формировать доку

Вопрос
Срок хранения договоров – в основном 5 лет после истечения срока действия договора. Часто в организациях формируют дело с надписью «Договоры», складывая в папку договоры разных видов. Иногда папки разделяют: «Договоры аренды» и «Договоры поставки», «Договоры о материальной ответственности». В номенклатуре дел подразделения также отражают заголовок просто: «Договоры». Я предлагаю формировать дела для архива, конкретизируя заголовки: «Договоры аренды помещений и автотранспорта, действовавшие до 2012 г.», «Договоры о материальной ответственности уволенных в 2012 г». и т.д. Аналогичным образом формируются в дела и лицензии, и должностные инструкции. Cотрудники подразделений ссылаются на занятость или «удобство», а также на небольшое количество документов, потерявших силу в определенном году. А на вопрос об уничтожении таких документов сотрудники отвечают, что можно просто изъять из текущего дела «ненужные просроченные» документы и включить их в акт о выделении к уничтожению. Так будет видно, какие конкретно договоры, должностные инструкции, регламенты, лицензии и т.п. уничтожены. Прошу на страницах вашего журнала разъяснить, как формировать документы в дела со сроками «после истечения срока действия» и «после замены новыми».
Отвечает

Сначала – вторая часть вопроса. Перечни документов со сроками хранения в обязательной графе 3 с установленным нормативным сроком хранения документов определенной категории часто содержат уточняющие и комментирующие срок отметки и примечания: «ЭПК», «До минования надобности», «После замены новыми» и т.п.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы данной категории имеют только практическое значение, срок их хранения определяет сама организация, но он, как правило, не может быть менее 1 года.

Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новыми» означают, что исчисление нормативного срока хранения начинается с определенного момента (года).

Примечание «При условии завершения проверки, ревизии» конкретизирует сроки хранения договорной и бухгалтерской документации и означает, что в случае возникновения споров, конфликтов, следственных и судебных дел документы должны сохраняться до вынесения окончательного решения (фиксируется год, а не конкретная дата).

Кроме того, при наличии отметок и примечаний при нормативных сроках хранения документов действует общее архивное правило, согласно которому срок хранения начинает исчисляться с года, следующего за годом создания, окончания срока действия, замены документа.

Отвечая на первую часть вопроса, хочу подтвердить правоту коллеги, считающей, что документы должны идентифицироваться в пределах своего документопотока (своей группы) и с обязательным учетом сроков хранения, и еще раз дать совет всем коллегам, всем сотрудникам служб делопроизводства: переводите отношения из области эмоций и доказывания своей правоты (несомненной) на уровень технологии, а именно – технологии управления документами! В данном случае рекомендую в качестве локальных нормативных документов организации разработать:

  • правила разработки номенклатур дел структурных подразделений,
  • правила формирования дел в структурных подразделениях (для бухгалтерии и для архивного хранения особенно важно иметь правила формирования бухгалтерских документов дня).

После согласования правил в структурных подразделениях и утверждения приказом первого руководителя служба делопроизводства вместе с кадровой службой должна провести соответствующее корпоративное обучение руководителей структурных подразделений и ответственных за делопроизводство в них (секретарей).

Только таким образом возможно приблизиться к методологии управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»), в соответствии с которой каждый сотрудник организации отвечает за документы, «отражающие его деятельность».

В процессе разработки локальных нормативных документов об организации текущего хранения документов и формировании дел рекомендуем руководствоваться следующими нормативно-методическими документами:

  • Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263);
  • Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);
  • Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложение № 21).

Формирование документального фонда организации путем составления номенклатуры дел, правильного формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности предусмотрено Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011).

В структурных подразделениях организации за текущее хранение документов и правильное формирование дел отвечают руководители этих подразделений и сотрудники, на которых возложена ответственность за делопроизводство.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?