Сначала – вторая часть вопроса. Перечни документов со сроками хранения в обязательной графе 3 с установленным нормативным сроком хранения документов определенной категории часто содержат уточняющие и комментирующие срок отметки и примечания: «ЭПК», «До минования надобности», «После замены новыми» и т.п.
Отметка «До минования надобности» означает, что документы данной категории имеют только практическое значение, срок их хранения определяет сама организация, но он, как правило, не может быть менее 1 года.
Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новыми» означают, что исчисление нормативного срока хранения начинается с определенного момента (года).
Примечание «При условии завершения проверки, ревизии» конкретизирует сроки хранения договорной и бухгалтерской документации и означает, что в случае возникновения споров, конфликтов, следственных и судебных дел документы должны сохраняться до вынесения окончательного решения (фиксируется год, а не конкретная дата).
Кроме того, при наличии отметок и примечаний при нормативных сроках хранения документов действует общее архивное правило, согласно которому срок хранения начинает исчисляться с года, следующего за годом создания, окончания срока действия, замены документа.
Отвечая на первую часть вопроса, хочу подтвердить правоту коллеги, считающей, что документы должны идентифицироваться в пределах своего документопотока (своей группы) и с обязательным учетом сроков хранения, и еще раз дать совет всем коллегам, всем сотрудникам служб делопроизводства: переводите отношения из области эмоций и доказывания своей правоты (несомненной) на уровень технологии, а именно – технологии управления документами! В данном случае рекомендую в качестве локальных нормативных документов организации разработать:
- правила разработки номенклатур дел структурных подразделений,
- правила формирования дел в структурных подразделениях (для бухгалтерии и для архивного хранения особенно важно иметь правила формирования бухгалтерских документов дня).
После согласования правил в структурных подразделениях и утверждения приказом первого руководителя служба делопроизводства вместе с кадровой службой должна провести соответствующее корпоративное обучение руководителей структурных подразделений и ответственных за делопроизводство в них (секретарей).
Только таким образом возможно приблизиться к методологии управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»), в соответствии с которой каждый сотрудник организации отвечает за документы, «отражающие его деятельность».
В процессе разработки локальных нормативных документов об организации текущего хранения документов и формировании дел рекомендуем руководствоваться следующими нормативно-методическими документами:
- Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263);
- Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложение № 21).