Можно ли группировать договоры внутри дела по фамилиям менеджеров, их заключивших? Как это оформить?

Вопрос
1. По какому принципу должны располагаться договоры оказания услуг в деле, если даты заключения у них разные, а выгружаются они из специальной базы после произведения оплаты, хотя срок действия договоров варьируется от 2 недель до месяца? 2. Можно ли формировать их пакетом, например: Иванов – 12 договоров за год, Петров – тоже 12 договоров; внутреннюю опись тоже пакетом: Иванов – все договоры, Петров – все договоры и т.д.? 3. Можно ли хранить договоры в файлах и папках или обязательно их прошивать?
Отвечает

Заданный вопрос еще раз подтверждает актуальность правил формирования дел и систематизации архивных документов.

Какие-либо нормативные правила формирования дел с договорами отсутствуют, и в данном случае мы рекомендуем разрабатывать правила формирования конкретных видов и разновидностей договоров в дела в рамках создания в организации регламента договорной работы.

Оставляю за рамками вопрос о соответствии требованиям действующего законодательства порядка «выгрузки», когда подписание сторонами или одной из сторон (физическим лицом) договора происходит после соответствующей оплаты. Все риски данной управленческой ситуации несет первый руководитель организации.

Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами, а также акты сдачи-приемки работ (услуг) имеют срок хранения 75 лет, подлежат полной архивно-технической обработке и архивному хранению. Ордер или расчетно-платежная ведомость на оплату по договору возмездного оказания услуг с физическим лицом также хранится в течение 75 лет, т.к. в этом случае отсутствует лицевой счет. В делах бухгалтерии обычно формируется отдельный сшив кассовых документов дня – «расчеты с физическими лицами», который после архивно-технической обработки передается на архивное хранение. Такой порядок должен соблюдаться при отсутствии лицевых счетов физических лиц, с которыми заключаются договоры возмездного оказания услуг.

В договорной работе важно формировать договоры и документы к ним по степени их значимости, по видам сделок и во взаимосвязи документов. Кроме того, для формирования и архивно-технической обработки дел с договорами действительно прежде всего важна дата (месяц, год) исполнения договора (календарный год «выгрузки после оплаты»), а не дата заключения.

В связи с этим рекомендуем использовать в качестве основного признака систематизации договоров возмездного оказания услуг хронологический, т.е. все исполненные договоры за один календарный год сформировать в одно дело (возможно, и несколько томов данного дела), а внутри дела (тома) систематизировать договоры и документы к ним по алфавиту фамилий физических лиц (по крайним первым буквам фамилии). И если 12 договоров за один календарный год были заключены с г-ном Петровым и исполнены им, то они могут располагаться вместе внутри дела (тома) и систематизироваться по дате их заключения (третий уровень систематизации).

Хронология дат заключения договоров в пределах одного календарного года помогает правильно выполнять учетную и справочно-поисковую функции по документам дела. Как и при формировании личных дел, в делах с договорами возмездного оказания услуг (и актами об их исполнении) фамилия, имя, отчество физического лица могут быть оформлены на отдельном чистом листе бумаги (Петров Иван Иванович), вслед за которым будет располагаться комплект расположенных по датам заключения договоров, подписанных с ним в данном календарном году. Этот лист (своеобразный «разделитель») не должен входить в общую нумерацию листов дела.

Дело в номенклатуре дел должно иметь простой заголовок, например:

«Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами».

А после формирования и архивно-технической обработки дело может включаться в годовой раздел описи дел по личному составу с уточнениями с учетом алфавитного признака для каждого тома:

  • «Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами (фамилии с буквы «А» по букву «М»)» или
    «Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами («А» – «М»)»;
  • «Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами (фамилии с буквы «Н» по букву «Я»)» или
    «Договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами («Н» – «Я»)».

Во внутренней описи документов дела систематизация договоров с учетом алфавитного признака может выглядеть следующим образом:

Пример 1

При составлении внутренней описи «вручную» допускается использование обозначения «То же» при повторении наименований одинаковых видов документов. Но с учетом перспективы создания на основе внутренних описей документов дел поискового инструмента (базы) в архиве обозначение «То же» лучше не употреблять.

Не забудьте проверить, включен ли в номенклатуру дел структурного подразделения, в зону ответственности которого входит работа с договорами возмездного оказания услуг, соответствующий заголовок дела. Подумайте также и над необходимыми доработками и настройками в той информационной (расчетной) системе, из которой происходит «выгрузка» договоров, т.к. при правильном учете («вводе») договоров автоматическое формирование и соответствующей описи дел, и внутренней описи документов дела (тома) должно стать «штатной» функцией системы. Кроме того, при правильных настройках системы описи дел и внутренние описи документов дела в электронном виде могут как самостоятельные документы передаваться в архив в качестве научно-справочного и поискового аппарата.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?