Top.Mail.Ru

Как казенному учреждению выяснить, с каким архивом ему согласовывать номенклатуру дел?

Вопрос
Наша организация – казенное учреждение «Центр занятости населения» Полтавского района Омской области. С кем согласовывать номенклатуру дел? С каким архивом?
Отвечает

Обычно учредителями муниципальных архивов являются органы местного самоуправления, как правило, собрание депутатов соответствующего муниципального района. Администрация конкретного муниципального образования (района) осуществляет оперативное управление муниципальным архивом, т.к. данные архивы создаются в основном в организационно-правовой форме «муниципальное учреждение».

Районный центр занятости населения должен быть источником комплектования муниципального архива, образованного в данном районе. Если сотрудники архива (а в архиве назначается куратор для соответствующего источника комплектования) пока не связались с Вами, то совершенно правильно проявить инициативу. На сайте администрации района www.poltav.omskportal.ru можно найти сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которого возложена ответственность в сфере архивного дела (обычно вместе со сферой культуры), а также сведения о муниципальном архиве (все услуги, контактные ­данные, часы приема, фамилии).

Сведения о системе архивных учреждений в субъекте Российской Федерации необходимо искать на официальном сайте исполнительного органа, уполномоченного в сфере культуры (или культуры и туризма). В Омской области – это сайт министерства культуры Омской области www.mkt.omskportal.ru, на котором имеется представление «Архивное управление»1 со всеми контактными данными. Здесь же ищите список муниципальных архивов Омской области. Все необходимые разъяснения необходимо получать в Архивном управлении.

Проекты номенклатур дел и описи дел необходимо согласовывать с ЭПК архива, источником комплектования которого будет являться центр занятости. А самое главное – рекомендуем поддерживать деловые контакты с куратором от архива, который может оказать значительную методическую помощь в организации работы с документами и ­подготовке дел к их последующей передаче в муниципальный архив.

Нельзя также исключить ситуацию, при которой документы районного центра занятости могут подлежать передаче в ведомственный архив вышестоящей организации – областного управления занятости. Письмо в вышестоящую организацию с просьбой разъяснить вопросы передачи документов на архивное хранение и согласования проектов номенклатур дел и описей дел, сдаваемых в архив, поможет прояснить ситуацию.

Сноски 1

  1. Чтобы добраться до искомого раздела, выберите в верхнем горизонтальном меню «Министерство», далее «Организационная структура» и увидите представление «Архивное управление». Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?