Во-первых, несанкционированное уничтожение документов до истечения нормативно установленных сроков их хранения запрещено. Основные сроки хранения документов по общим функциям управления закрепляются в настоящее время Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с требованиями данного перечня переписка имеет в основном 5-летний срок хранения (в зависимости от вопроса). Если вы получаете и отправляете письма в бумажной форме, то они должны храниться в делах вашей организации 5 лет или более, причем сформированными в комплекс (дело) по принципу: вопрос / запрос + ответ на него в зависимости от определенной категории корреспондентов / адресатов.
Во-вторых, современная полнофункциональная СЭД должна быть настроена как инструмент рациональной организации работы с документами. Очевидно, в ней необходимы настройки, которые поддерживали бы современную технологию делопроизводства в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила делопроизводства):
- поступающие документы перед регистрацией и прикреплением скан-образа к «входной» форме (карточке) должны пройти предварительное рассмотрение в службе делопроизводства. На основании Классификатора направлений и участков деятельности, утвержденного приказом первого руководителя, выделяются документопотоки, направляемые руководству (первому лицу и каждому из заместителей) или руководителям и исполнителям в структурные подразделения;
- в день предварительного рассмотрения руководитель может проставлять резолюцию на полученном в бумажной форме документе (а не в распечатанной карточке);
- после резолюции руководителя документ может регистрироваться службой делопроизводства в СЭД, сканироваться и направляться исполнителям (задействуя механизм уведомлений и сообщений в соответствии с правами доступа);
- в службе делопроизводства остаются на хранении в течение установленных сроков оригиналы полученных документов, а исполнители работают с электронными скан-копиями, помещенными во «входную» форму (карточку) СЭД (п. 18 Правил делопроизводства).
А если руководитель умеет работать в СЭД, то выполнение операций регистрации и проставления резолюции можно организовать более правильно. После предварительного рассмотрения служба делопроизводства сначала регистрирует полученный документ в СЭД и к карточке прикрепляет скан-копию. Руководитель проставляет резолюцию сразу в СЭД (во «входной» форме (карточке) выделяются для этого поля и настраиваются классификаторы).
То есть, судя по вопросу читателя, в организации работы с поступающими документами и в СЭД требуются соответствующие настройки, которые позволят избежать лишних этапов отдельного сканирования резолюции и распечатки скан-копий уже зарегистрированных документов.
В-третьих, отправляемые документы должны создаваться на основе утвержденных и настроенных в СЭД электронных шаблонов. Если требуется отправить письмо в бумажной форме, то оно распечатывается по форме бланка письма, подписывается уполномоченным должностным лицом, регистрируется и отправляется. А электронный проект в СЭД удостоверяется как электронная копия отправленного документа, и изготовление бумажной копии в таком случае не требуется. Служба делопроизводства может применять для удостоверения электронного проекта, который должен быть переведен в статус электронной копии отправленного документа, простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД.
Рекомендуем соблюдать сроки хранения документов, а для реализации рациональной технологии делопроизводства сделать в СЭД необходимые настройки.
