Об отражении в СЭД резолюций руководителя и хранении документов с ними

Вопрос
В организации внедрен электронный документооборот, все поступающие и исходящие документы прикрепляются к карточке документа. Руководителю распечатываются сопроводительные письма и проекты резолюций, и, возможно, на карточке он собственноручно проставляет резолюцию. Нужно ли хранить документы в бумажном виде? Или его резолюцию можно сканировать в карточку документа? На мой взгляд, хранить такие документы не нужно, но как быстро уничтожать (раз в месяц или сразу после обработки документа)? Хотелось бы узнать мнение профессионалов.
Отвечает

Во-первых, несанкционированное уничтожение документов до истечения нормативно установленных сроков их хранения запрещено. Основные сроки хранения документов по общим функциям управления закрепляются в настоящее время Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с требованиями данного перечня переписка имеет в основном 5-летний срок хранения (в зависимости от вопроса). Если вы получаете и отправляете письма в бумажной форме, то они должны храниться в делах вашей организации 5 лет или более, причем сформированными в комплекс (дело) по принципу: вопрос / запрос + ответ на него в зависимости от определенной категории корреспондентов / адресатов.

Во-вторых, современная полнофункциональная СЭД должна быть настроена как инструмент рациональной организации работы с документами. Очевидно, в ней необходимы настройки, которые поддерживали бы современную технологию делопроизводства в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила делопроизводства):

  • поступающие документы перед регистрацией и прикреплением скан-образа к «входной» форме (карточке) должны пройти предварительное рассмотрение в службе делопроизводства. На основании Классификатора направлений и участков деятельности, утвержденного приказом первого руководителя, выделяются документопотоки, направляемые руководству (первому лицу и каждому из заместителей) или руководителям и исполнителям в структурные подразделения;
  • в день предварительного рассмотрения руководитель может проставлять резолюцию на полученном в бумажной форме документе (а не в распечатанной карточке);
  • после резолюции руководителя документ может регистрироваться службой делопроизводства в СЭД, сканироваться и направляться исполнителям (задействуя механизм уведомлений и сообщений в соответствии с правами доступа);
  • в службе делопроизводства остаются на хранении в течение установленных сроков оригиналы полученных документов, а исполнители работают с электронными скан-копиями, помещенными во «входную» форму (карточку) СЭД (п. 18 Правил делопроизводства).

А если руководитель умеет работать в СЭД, то выполнение операций регистрации и проставления резолюции можно организовать более правильно. После предварительного рассмотрения служба делопроизводства сначала регистрирует полученный документ в СЭД и к карточке прикрепляет скан-копию. Руководитель проставляет резолюцию сразу в СЭД (во «входной» форме (карточке) выделяются для этого поля и настраиваются классификаторы).

То есть, судя по вопросу читателя, в организации работы с поступающими документами и в СЭД требуются соответствующие настройки, которые позволят избежать лишних этапов отдельного сканирования резолюции и распечатки скан-копий уже зарегистрированных документов.

В-третьих, отправляемые документы должны создаваться на основе утвержденных и настроенных в СЭД электронных шаблонов. Если требуется отправить письмо в бумажной форме, то оно распечатывается по форме бланка письма, подписывается уполномоченным должностным лицом, регистрируется и отправляется. А электронный проект в СЭД удостоверяется как электронная копия отправленного документа, и изготовление бумажной копии в таком случае не требуется. Служба делопроизводства может применять для удостоверения электронного проекта, который должен быть переведен в статус электронной копии отправленного документа, простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД.

Рекомендуем соблюдать сроки хранения документов, а для реализации рациональной технологии делопроизводства сделать в СЭД необходимые настройки.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?