Top.Mail.Ru

Сколько лет хранятся отчеты главных судей, Положения о спортивных мероприятиях, итоговые таблицы результатов соревнований?

Вопрос
Каким перечнем руководствоваться при определении сроков хранения документов организации, занимающейся организацией и проведением спортивных и физкультурных мероприятий? Сколько лет, например, хранятся такие документы как Отчеты главных судей, Положения о спортивных мероприятиях, итоговые таблицы результатов соревнований? Есть ли разница для соревнований городского, всероссийского и международного уровня?
Отвечает

Да, разница существует, и прежде всего потому, что спорт, культура, туризм, здравоохранение и образование являются отраслями «двойного» подчинения, т.е. управление ими осуществляется и на федеральном уровне, и на уровне местного самоуправления. При экспертизе ценности документов, которая выражается в установлении сроков их хранения, необходимо учитывать все принципы и критерии происхождения и значимости документов.

На федеральном уровне Минкомспорт России (и спортивные федерации по видам спорта), утверждая приказами правила проведения общероссийских соревнований по видам спорта, обычно устанавливает формы документов (протоколов, отчетов и т.п.) и должен регламентировать процедуры их составления, оформления, хранения и использования (но, к сожалению, не регламентирует как бизнес- или административный процесс). Перечень документов со сроками хранения (ведомственный или отраслевой) Минкомспортом России пока не разработан, и экспертному сообществу неизвестно о планировании этой разработки. В Отраслевом центре научно-технической информации ВНИИДАД отсутствуют сведения о том, утверждался ли подобный перечень в период до 1991 года. А в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №  558, далее – ПТУД) документы о проведении спортивных мероприятий, включая программы и протоколы, упоминаются только с 5-летним сроком хранения (ЭПК) в статье 967 ПТУД.

Но в зависимости от уровня соревнования и значимости его итогов срок хранения протоколов и отчетов может быть увеличен, т.к. на их основе присваивается квалификация, разряд, спортивное звание, осуществляется вознаграждение и фиксируются подобные решения, имеющие доказательную силу и влекущие за собой юридические последствия.

Необходимо обратить внимание, что спортивные школы разного уровня относились ранее к отрасли среднего образования, поэтому в перечнях документов со сроками хранения, которые образовывались в деятельности учреждений и организаций, подчинявшихся министерствам просвещения, могут найти отражение сроки хранения документов о проведении соревнований районного, городского и республиканского уровней.

А в настоящее время архивные учреждения, государственные и муниципальные архивы в субъектах Российской Федерации для однородных организаций разрабатывают типовые и примерные номенклатуры дел, в которых устанавливают сроки хранения документов для организаций «местного» подчинения. Например, Центральным государственным архивом Удмуртской Республики в 2009 году была разработана примерная номенклатура дел управления (отдела, сектора) по физической культуре и спорту администрации района, округа, города, при использовании которой заголовки дел можно редактировать и конкретизировать, а сроки хранения использовать неизменными, т.к. они определены архивистами в результате исследования однородных документов в составе документальных фондов однотипных организаций.

Поэтому в зависимости от того, в каком субъекте Российской Федерации, на какой территории и в организации какой подчиненности вы работаете, рекомендуем обращаться за соответствующей консультацией о сроках хранения документов, возникающих в отрасли физкультуры и спорта, в вышестоящую организацию (в службу делопроизводства и архив) либо в государственный / муниципальный архив или уполномоченное архивное учреждение.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Анастасия
04.09.2020, 10:15

Добрый день! Подскажите пожалуйста срок хранения личных дел спортсменов в спортивной школе? когда мы были в образовании, то по номенклатуре у нас было 75 лет, а сейчас говорят, что всего 3 года. Вот какправильно7 Спасибо за ответ

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?