Допускается ли организационный документ, разработанный на предприятии, утверждать как самостоятельный документ (не приложение к приказу) и позже вводить в действие приказом?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 05 / 2017

Вопрос

Допускается ли организационный документ, разработанный на предприятии и требующий введения в действие, утверждать как самостоятельный документ (не приложение к приказу) и затем вводить в действие приказом? Так получилось, что мы сначала оформили гриф утверждения руководителем на самом документе, а потом проявилась необходимость отрегулировать ряд аспектов относительно этого нового организационного документа приказом, т.е. приказ получится более поздней датой, чем гриф утверждения руководителем на самом документе. Так можно сделать? Или же всегда необходимо утверждать и вводить в действие организационный документ приказом, с организационным документом в качестве приложения (т.е. нам надо переделывать первый лист самого организационного документа)? Покажите, пожалуйста, как это оформить.

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Описанная в вопросе ситуация допустима, но отражает устаревшие правила. Организационный документ, конечно, может быть утвержден оформлением грифа на его первой странице. В этом случае по умолчанию будет считаться, что он вступает в силу с даты утверждения, оформленной в грифе. И если вдруг в утвержденный грифом организационный документ потребуется внести изменения с помощью распорядительного документа, то в ссылочных данных можно будет указать только дату утверждения как единственный идентификационный реквизит:

Пример 1. Ссылочные данные на организационный документ в приказе

Конечно, лучше сразу приказом или распоряжением утверждать и вводить в действие соответствующий регламентирующий документ. Но сейчас переделывать что-то в его оформлении «задним» числом не имеет никакого смысла. Вы можете оставить гриф утверждения на организационном документе более ранней датой (например, 10.04.2017), а позже (например, 20.04.2017) издать приказ о введении в действие того же организационного документа (показан в Примере 2).

Пример 2. Приказ о введении в действие организационного документа, утвержденного ранее руководителем путем оформления грифа

И в этом случае на утвержденном документе необходимо оформить дополнительный гриф – о введении его в действие с указанием даты и номера нового приказа (см. «!» в Примере 3).

Пример 3. Добавление данных на утвержденный ранее документ