Top.Mail.Ru

Допускается ли организационный документ, разработанный на предприятии, утверждать как самостоятельный документ (не приложение к приказу) и позже вводить в действие приказом?

Вопрос
Допускается ли организационный документ, разработанный на предприятии и требующий введения в действие, утверждать как самостоятельный документ (не приложение к приказу) и затем вводить в действие приказом? Так получилось, что мы сначала оформили гриф утверждения руководителем на самом документе, а потом проявилась необходимость отрегулировать ряд аспектов относительно этого нового организационного документа приказом, т.е. приказ получится более поздней датой, чем гриф утверждения руководителем на самом документе. Так можно сделать? Или же всегда необходимо утверждать и вводить в действие организационный документ приказом, с организационным документом в качестве приложения (т.е. нам надо переделывать первый лист самого организационного документа)? Покажите, пожалуйста, как это оформить.
Отвечает

Описанная в вопросе ситуация допустима, но отражает устаревшие правила. Организационный документ, конечно, может быть утвержден оформлением грифа на его первой странице. В этом случае по умолчанию будет считаться, что он вступает в силу с даты утверждения, оформленной в грифе. И если вдруг в утвержденный грифом организационный документ потребуется внести изменения с помощью распорядительного документа, то в ссылочных данных можно будет указать только дату утверждения как единственный идентификационный реквизит:

Пример 1. Ссылочные данные на организационный документ в приказе

Конечно, лучше сразу приказом или распоряжением утверждать и вводить в действие соответствующий регламентирующий документ. Но сейчас переделывать что-то в его оформлении «задним» числом не имеет никакого смысла. Вы можете оставить гриф утверждения на организационном документе более ранней датой (например, 10.04.2017), а позже (например, 20.04.2017) издать приказ о введении в действие того же организационного документа (показан в Примере 2).

Пример 2. Приказ о введении в действие организационного документа, утвержденного ранее руководителем путем оформления грифа

И в этом случае на утвержденном документе необходимо оформить дополнительный гриф – о введении его в действие с указанием даты и номера нового приказа (см. «!» в Примере 3).

Пример 3. Добавление данных на утвержденный ранее документ
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?