Обратите внимание на определение термина в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями от 26.04.2016): «служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях».
Каких-то общих рекомендаций о названии специальностей и профессий сотрудников, которые могут быть назначены или которых желательно назначать ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в настоящее время нет.
Руководитель принимает решение отчасти субъективно, предлагая назначить ответственным дисциплинированного и исполнительного сотрудника подразделения, которому он доверяет и который становится его «правой рукой» (документ - «зеркало» и доказательство в управлении). Бывает и иначе: если руководитель считает, что у какого-то сотрудника не хватает объема работ по основным трудовым функциям, то на него возлагается дополнительная функция ведения делопроизводства. Причем образование, специальность и квалификация могут не приниматься во внимание.
В новом определении термина «служба делопроизводства» заложен глубокий управленческий смысл - построение этой службы на основе принципа линейно-функционального управления, при котором ответственный за делопроизводство:
- административно подчиняется своему руководителю подразделения,
- а при выполнении делопроизводственных операций (функционально) он выполняет указания и рекомендации службы делопроизводства.
Служба делопроизводства в этом случае проводит отбор кандидатур, представленных руководителем подразделения, их обучение, аттестацию, участвует в назначении замещающих на период временного отсутствия ответственного, инициирует направление на обучение и повышение квалификации (при необходимости), инициирует издание приказов первого лица о назначении ответственных за делопроизводство, поддерживает в актуальном состоянии списки ответственных в структурных подразделениях и т.п. В крупных организациях для создания такой системы издается приказ о введении линейно-функционального принципа управления делопроизводством (документами).
Ответственность за организацию системы делопроизводства и общий контроль за соблюдением требований законодательства и локальных нормативных актов (ЛНА) организации в области делопроизводства, за документальный и архивный фонд организации несет первый руководитель организации. А ответственность за соблюдение ЛНА в деятельности подразделения, оперативный контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству всеми сотрудниками подразделения, ответственность за документальный и архивный фонд подразделения и т.п. несет руководитель подразделения.
Сотрудник, назначенный ответственным за делопроизводство, осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с требованиями, которые установлены Инструкцией по делопроизводству и другими ЛНА организации. За ошибки, допущенные при выполнении закрепленной за ним трудовой функции в области делопроизводства, отвечает данный сотрудник, несмотря на то что в настоящее время эта трудовая функция ответственных рассматривается как дополнительная, а не основная.
Рекомендуем отразить все вышеописанное в должностных инструкциях руководителей организации и структурных подразделений, сотрудников, назначенных ответственными за делопроизводство.
Кстати, в крупных организациях для ответственных за делопроизводство в настоящее время разрабатываются типовые функциональные обязанности ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, которые утверждаются приказом первого руководителя и действуют в дополнение к должностным инструкциям этих сотрудников.
