Это термин, в значении которого имеется оттенок устаревания, он
не входит в современную активную терминологическую систему
управления документами, архивного дела. Поэтому он
и не зафиксирован в новом терминологическом
и в отраслевом словаре «Управление документами. Термины
и определения» (М., ВНИИДАД, 2013).
Но он имеет конкретное значение для нашей профессиональной
деятельности и соотносится с понятиями:
- «срок действия документа»;
- «исполнение», «исполненный документ», «дата исполнения»;
- «законченные делопроизводством документы» (понятие устаревшее,
но закрепленное в ст. 21.1 )
- и другими, отражающими технологию делопроизводства, экспертизу
ценности документов и порядок исчисления сроков хранения.
Во всех случаях устаревший термин «делопроизводственный год»
означает календарный год, в котором с документом совершаются
все необходимые делопроизводственные операции, заканчивающиеся
его исполнением. В календарном году документ создается,
регистрируется, направляется на исполнение, является действующим
документом, в календарном году он был исполнен, т.е. закончен
делопроизводством, или срок его исполнения переносится /
продлевается на следующий календарный год. Документы регистрируются
в валовом порядке в пределах документопотоков
и в пределах календарного года. Документы могут действовать
в конкретном календарном году (например, если они являются
частью нормативно-методической базы деятельности организации и т.п.).
То есть делопроизводственный год – это прежде всего календарный
год, который является основным измерителем при выполнении
делопроизводственных операций и основанием для исчисления сроков
хранения документов. Ведь все мы руководствуемся правилом: срок
хранения документов исчисляется с 1 января календарного года,
следующего за годом, в котором они были закончены
делопроизводством, т.е. исполнены (п. 4.19 «Правил организации
хранения... архивных документов...»).
