Top.Mail.Ru
Вопрос
Можно ли использовать сокращение наименования должности в штампах? Например, при заверении какого-либо документа вместо «Заместитель начальника Петров И.И.» использовать «Зам. начальника Петров И.И.»?
Отвечает

Наименование должности указывается в печатях должностных лиц, наделенных государственными полномочиями, например, нотариусов и судей, а также используется в именных печатях врачей, но исключительно на основании нормативных правовых актов.

В управленческой деятельности и по правилам делопроизводства организации могут применять только бланки должностных лиц.

В вопросе, конечно же, имеется в виду штамп с обозначением наименования должности и расшифровки подписи:

  • его наличие должно быть подтверждено в Положении о печатях и штампах, применяемых в соответствующей организации,
  • а конкретное наименование должности и расшифровка подписи (реквизиты штампа), дата начала применения штампа устанавливаются приказом руководителя организации.

Если речь идет о применении штампа при оформлении постоянных частей (атрибутов) реквизитов управленческих документов, то рекомендуем руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, а с 1 июля 2018 г. – ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Например, при оформлении реквизита подпись1 или отметки о заверении копии рукописным должен быть только личный росчерк. А чем отпечатать остальные атрибуты этих реквизитов (принтером либо штампом) уже не столь важно.

Должность в документах должна быть указана правильно. Изначально она устанавливается в штатном расписании и там всегда называется полностью. Поэтому по общему правилу и в организационно-распорядительном документе она должна отражаться в таком же виде. Но в штампе места мало и возникает необходимость сократить длинную должность. В таком исключительном случае сделать это можно, потому что прямо это нигде не запрещается. Просто нужно следить, чтобы полный вариант используемого сокращения понимался однозначно. Приведенный автором вопроса пример сокращения должности допустим, но сделаем ряд важных пояснений.

Сокращать конструкцию «Заместитель начальника» в служебных документах, где используется деловой стиль русского литературного языка, допускается с использованием точки: «Зам. начальника». Ее отсутствие возможно только в публицистическом стиле: «Замначальника».

Еще нужно следить за тем, какой состав атрибутов наносится штампом. Если для оформления конкретного реквизита нет необходимости указывать, заместитель начальника какого подразделения здесь имеется в виду, то и в штампе эти сведения могут отсутствовать (например, при оформлении подписи на документе, составленном на бланке соответствующего подразделения). Сокращать наименование подразделения в штампе можно, если его сокращенный вариант установлен в организационных документах компании.

Кстати, и в подписи, и в отметке о заверении копии документа инициалы ставятся перед фамилией (см. Примеры 6–8).

В отметку о заверении копии, которая представляется в стороннюю организацию, все равно придется включать длинную речевую конструкцию о местонахождении подлинника, потому краткой отметка все равно не получится. На сокращении наименования должности вы здесь много не выиграете, потому и ее лучше указать полностью. А вот оформляя подобную отметку на копии для внутреннего пользования, сокращать можно по максимуму. Сравните Примеры 7 и 8.

Пример 6. Оформление подписи на документе с использованием штампа, на его оттиске потом от руки добавляется личный росчерк
Пример 7. Оформление отметки о заверении копии для ее представления в стороннюю организацию с использованием штампа
Пример 8. Оформление отметки о заверении копии документа, которая не покидает стен родной организации, с использованием штампа

Сноски 1

  1. В случае временного отсутствия должностного лица, чья подпись уже заранее заготовлена на проекте документа, подобный штамп с правильно расположенными атрибутами (Пример 6) удобно применять для оформления подписи замещающего лица. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?