Top.Mail.Ru

Можно ли утвердить номенклатуру дел в середине года на текущий год?

Вопрос
Если в организации ранее не разрабатывалась номенклатура дел, можно ли ее разработать и ввести в действие в течение года, например в марте, на текущий год? Как оформить такой приказ? Какая-то ответственность за отсутствие номенклатуры дел в течение нескольких предыдущих лет деятельности коммерческой организации предусмотрена? Насколько она реальна?
Отвечает

Ответственность коммерческих организаций за отсутствие номенклатуры дел прямо не установлена. Но организации любой организационно-правовой формы:

  • обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение установленных сроков1,
  • а свой документальный фонд организовывать и систематизировать путем составления номенклатуры дел2. Эти Правила вступили в силу в сентябре 2015 года, поэтому формально с 1 января 2016 года в любой организации проверяющие, включая налоговые органы, могли требовать представления номенклатуры дел как учетного документа, в котором фиксируется состав документального фонда организации. Архивные учреждения и государственные архивы в субъектах РФ в рамках своих контрольно-надзорных функций так и поступали.

При этом отсутствие номенклатуры дел или несвоевременное ее утверждение не рассматривается как административное нарушение, но в акты проверок это включается как существенное замечание практически всегда, поскольку в этом случае возрастают риски:

  • утраты документов, наличие которых предусмотрено Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и другими нормативными правовыми актами;
  • несоблюдения установленных сроков хранения и утраты документов организации.

Административная ответственность наступает за неисполнение обязанностей по хранению документов, отсутствие документов и необеспечение их сохранности. Административные штрафы накладываются на юридические лица и их руководителей (как правило, на единоличные исполнительные органы).

В настоящее время актуальность разработки номенклатуры дел возрастает. Она необходима:

  • для документального сопровождения любой проверки, в ходе которой следует подтверждать факты создания, наличия документов, соблюдения установленных сроков их хранения и обоснованного уничтожения;
  • при взаимодействии с акционерами и учредителями для подтверждения состава документов, их представления по запросам либо обоснованного отказа в этом;
  • в процессе создания системы управления рисками (руководители структурных подразделений отвечают за свои документальные фонды, являются «точками» управления операционными рисками и их документирования);
  • для доказательства осуществления того или иного вида деятельности и владения имуществом, активами (информация и документы – нематериальный актив организации).

Поэтому лучше поздно (в марте), чем никогда, но все-таки утвердить и ввести в действие вновь разработанную номенклатуру дел приказом (Пример 1) первого руководителя, который отвечает за весь документальный фонд организации. А далее утверждайте номенклатуру дел ежегодно (со сроком введения в действие с 1 января очередного календарного года) и радикальным образом пересматривайте ее в случае существенного изменения деятельности организации или в плановом порядке с периодичностью 1 раз в 5 лет.

Пример 1. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел (с запозданием – когда год ее действия уже начался)

Сноски 2

  1. В силу ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вернуться назад
  2. Пункт 2.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?