Top.Mail.Ru
Вопрос
Новая схема оргструктуры нашего предприятия была утверждена советом директоров в августе 2017 года, есть протокол. А в апреле 2018 мне дали поручение подготовить приказ о введении ее в действие. Задним числом в СЭД я не смогу его подготовить и зарегистрировать. Что делать?
Отвечает

Не только в СЭД, но и по общим правилам делопроизводства издание и регистрация документов задним числом запрещены. И в международной практике работы с документами так называемый «backdating» не допускается. За соответствующие нарушения несет ответственность руководитель организации, в чьей зоне ответственности находится документальный фонд и правила работы с документами.

Рекомендуем с помощью корпоративного секретаря или юриста обратиться к формулировкам протокола. Посмотрите, есть ли в нем:

  • отдельный пункт («утвердить и ввести в действие с...») о точной дате и необходимых мероприятиях по введению в действие новой оргструктуры?
  • или может сформулировано «отложенное» введение в действие в рамках полномочий единоличного исполнительного органа без указания конкретной даты («утвердить... поручить генеральному директору ввести в действие...»)?

Проанализируйте также, установлена ли в локальных нормативных актах предприятия процедура разработки и введения в действие организационной структуры, подготовки на ее основе штатного расписания, разработки положений о подразделениях и т.п. с указанием конкретных сроков (например, «оргструктура вводится в действие не позднее 30 дней с даты утверждения»).

Если выявится нарушение установленных правил корпоративного управления, то единоличный исполнительный орган (генеральный директор, председатель правления), корпоративный секретарь и секретарь совета директоров должны принять решение об исправлении сложившейся управленческой ситуации. Например, возможно новое рассмотрение схемы оргструктуры на заседании совета директоров, ведь прошло уже больше полугода с даты ее утверждения, оформление нового протокола и включение в него соответствующего пункта с конкретной датой введения в действие новой оргструктуры. Дата имеет значение для обеспечения законности всех дальнейших кадровых процедур, начиная со внесения изменений в штатное расписание и заканчивая уведомлениями о сокращении должностей или оформлением новых назначений, переводов, увольнений и внесением соответствующих записей в трудовые книжки работников.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?