Все изданные приказы продолжают храниться в сформированных делах в течение установленных для них сроков и к уничтожению не выделяются. Понятие инвентаризация по отношению к ним не применяется.
Если какие-то конкретные приказы стали частью текста обязательной для всех Инструкции по делопроизводству и стали действовать в ее рамках, то такие приказы должны быть признаны утратившими силу в том же приказе, которым утверждалась и вводилась в действие сама Инструкция (Пример 1).
Пример 1. Признание приказов утратившими силу в распорядительном документе, утверждающемИнструкцию по делопроизводству
7. Признать утратившими силу следующие приказы Общества:
- от 10.03.2017 № 45 «Об утверждении Регламента согласования проектов распорядительных документов»;
- от 15.09.2017 № 128 «Об утверждении Перечня документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения».
В вопросе упомянут ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования». И тут важно правильно понимать сферу его действия.
Дело в том, что разработка локальной нормативной базы и поддержание ее в актуальном состоянии является частью системы управления документами и взаимосвязанной с ней системы управления рисками.
А система менеджмента качества распространяется на организацию производства продукции и услуг, поддержание качества товарного бренда, повышение удовлетворенности потребителей продукции, причем в дополнение к тем техническим требованиям, в соответствии с которыми организовано производство.
К регламентации производства продукции и услуг Инструкция по делопроизводству отношения не имеет, и аудит службы качества на делопроизводство не должен распространяться. Наоборот, служба делопроизводства может:
- совместно со службой управления рисками проверять соблюдение риск-ориенти-рованного подхода в управлении производством в аспекте документирования;
- помогать поддерживать нормативную базу в актуальном состоянии, организовать и контролировать правильность документирования и сохранность решений руководителей производства.
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 установил, что каждая организация должна определить границы системы менеджмента качества – обозначить область ее применения (п. 4.3). И обратите внимание, что с этих позиций Политика управления документами будет локальным нормативным актом более универсального характера и более широкой сферы действия, чем Политика менеджмента качества. Соответствующие контрольные функции службе делопроизводства рекомендуем зафиксировать в Положении о своем подразделении.
Чтобы нормативная база поддерживалась в актуальном состоянии, рекомендуем службе делопроизводства использовать 2 управленческих приема.
Первый и достаточно новый – каждый вновь утверждаемый локальный нормативный акт (ЛНА) должен быть поставлен на контроль, но не по сроку исполнения, а по сроку действия. И один раз в полгода исполнителю (а лучше руководителю структурного подразделения – инициатора разработки ЛНА) направлять напоминание (автоматическое уведомление из информационной системы) о необходимости проверить актуальность ЛНА. Обычно ЛНА являются актуальными в течение 3-5 лет, но какие-то изменения в них могут стать необходимыми и раньше, например, из-за корректировки законодательства, решений вышестоящих органов управления, по результатам проверок внешними контролерами и т.п.
Второй способ заключается в том, что в Инструкцию по делопроизводству и другие акты, в которых устанавливаются правила документирования, включается алгоритм актуализации ЛНА:
- именно подразделение – инициатор проекта уже действующего ЛНА и «владелец» бизнес-процесса (или административной процедуры) должен поддерживать как сами процессы, так и их регламентацию в актуальном состоянии;
- алгоритм должен включать:
- контроль соответствия: как данная сфера регулируется действующими нормативными правовыми актами и документами, издаваемыми в вашей организации;
- анализ причин их неисполнения или неполного соблюдения, формулирование необходимых изменений или полной замены действующих документов организации;
- подготовку проекта / новой версии ЛНА и согласование его по установленной процедуре;
- окончательное оформление проекта, передача его на подпись руководителю и на регистрацию через службу делопроизводства.
