Top.Mail.Ru

Отношения Инструкции по делопроизводству и менеджмента качества

Вопрос
После проведения внутреннего аудита отделу делопроизводства вменили в обязанность выпустить новую редакцию Инструкции по делопроизводству. В связи с выходом ИСО 9001-2015 все документы должны быть более актуальными (предыдущая Инструкция была от 2013 г.). При пересмотре Инструкции несколько приказов были преобразованы и включены в ее обновленные положения. Как теперь провести инвентаризацию приказов на актуальность и уничтожение, как это оформляется документально?
Отвечает

Все изданные приказы продолжают храниться в сформированных делах в течение установленных для них сроков и к уничтожению не выделяются. Понятие инвентаризация по отношению к ним не применяется.

Если какие-то конкретные приказы стали частью текста обязательной для всех Инструкции по делопроизводству и стали действовать в ее рамках, то такие приказы должны быть признаны утратившими силу в том же приказе, которым утверждалась и вводилась в действие сама Инструкция (Пример 1).

Пример 1. Признание приказов утратившими силу в распорядительном документе, утверждающемИнструкцию по делопроизводству

7. Признать утратившими силу следующие приказы Общества:

  • от 10.03.2017 № 45 «Об утверждении Регламента согласования проектов распорядительных документов»;
  • от 15.09.2017 № 128 «Об утверждении Перечня документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения».

В вопросе упомянут ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования». И тут важно правильно понимать сферу его действия.

Дело в том, что разработка локальной нормативной базы и поддержание ее в актуальном состоянии является частью системы управления документами и взаимосвязанной с ней системы управления рисками.

А система менеджмента качества распространяется на организацию производства продукции и услуг, поддержание качества товарного бренда, повышение удовлетворенности потребителей продукции, причем в дополнение к тем техническим требованиям, в соответствии с которыми организовано производство.

К регламентации производства продукции и услуг Инструкция по делопроизводству отношения не имеет, и аудит службы качества на делопроизводство не должен распространяться. Наоборот, служба делопроизводства может:

  • совместно со службой управления рисками проверять соблюдение риск-ориенти-рованного подхода в управлении производством в аспекте документирования;
  • помогать поддерживать нормативную базу в актуальном состоянии, организовать и контролировать правильность документирования и сохранность решений руководителей производства.

ГОСТ Р ИСО 9001-2015 установил, что каждая организация должна определить границы системы менеджмента качества – обозначить область ее применения (п. 4.3). И обратите внимание, что с этих позиций Политика управления документами будет локальным нормативным актом более универсального характера и более широкой сферы действия, чем Политика менеджмента качества. Соответствующие контрольные функции службе делопроизводства рекомендуем зафиксировать в Положении о своем подразделении.

Чтобы нормативная база поддерживалась в актуальном состоянии, рекомендуем службе делопроизводства использовать 2 управленческих приема.

Первый и достаточно новый – каждый вновь утверждаемый локальный нормативный акт (ЛНА) должен быть поставлен на контроль, но не по сроку исполнения, а по сроку действия. И один раз в полгода исполнителю (а лучше руководителю структурного подразделения – инициатора разработки ЛНА) направлять напоминание (автоматическое уведомление из информационной системы) о необходимости проверить актуальность ЛНА. Обычно ЛНА являются актуальными в течение 3-5 лет, но какие-то изменения в них могут стать необходимыми и раньше, например, из-за корректировки законодательства, решений вышестоящих органов управления, по результатам проверок внешними контролерами и т.п.

Второй способ заключается в том, что в Инструкцию по делопроизводству и другие акты, в которых устанавливаются правила документирования, включается алгоритм актуализации ЛНА:

  • именно подразделение – инициатор проекта уже действующего ЛНА и «владелец» бизнес-процесса (или административной процедуры) должен поддерживать как сами процессы, так и их регламентацию в актуальном состоянии;
  • алгоритм должен включать:
    • контроль соответствия: как данная сфера регулируется действующими нормативными правовыми актами и документами, издаваемыми в вашей организации;
    • анализ причин их неисполнения или неполного соблюдения, формулирование необходимых изменений или полной замены действующих документов организации;
    • подготовку проекта / новой версии ЛНА и согласование его по установленной процедуре;
    • окончательное оформление проекта, передача его на подпись руководителю и на регистрацию через службу делопроизводства.
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?