Первый шаг в этой ситуации – получение официальной копии решения органа местного самоуправления об изменении административно-территориального деления и внесение изменений в устав и другие документы предприятия, в которых фиксируется адрес места его нахождения. Это зона ответственности юристов.
Но служба делопроизводства, на которую, как правило, возлагается вся ответственность за прием и отправку корреспонденции, при участии специалистов подразделений должна провести массовую рассылку уведомлений контрагентам предприятия о предстоящем официальном изменении адреса места нахождения. Это можно сделать по электронной почте или с помощью бумажных писем-уведомлений, в которых указывается дата принятого решения об изменении административно-территориального деления и новый адрес для получения корреспонденции. Специалисты соответствующих подразделений должны обратить внимание на то, какие способы уведомления в подобных случаях зафиксированы в заключенных договорах, чтобы соблюсти их.
На сайте предприятия также необходимо опубликовать соответствующее сообщение «предупредительного» характера.
После внесения изменений в учредительные документы и ЕГРЮЛ, а также получения листа записи ЕГРЮЛ (с этими изменениями) служба делопроизводства обычно осуществляет «перерегистрацию» своего предприятия в почтовом отделении, если оно изменилось (тогда меняется и почтовый индекс).
Вероятно, службе делопроизводства придется на какой-то переходный период организовать получение корреспонденции из прежнего и нового почтовых отделений. Напомним, что, согласно п. 3 ст. 54 ГК РФ, все сообщения, доставленные по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по данному адресу. ФНС России ведет Федеральную информационную адресную систему (fias.nalog.ru) и, в соответствии со ст. 31 НК РФ, все заказные письма, направленные ею по почте по адресам, включенным в эту систему и ЕГРЮЛ, считаются полученными на 6-й день со дня отправки. Кроме этого, есть вероятность, что вовремя не уведомленные контрагенты и клиенты будут продолжать направлять корреспонденцию по старому адресу. Все эти риски необходимо учитывать.
К дате получения листа записи ЕГРЮЛ (об изменении адреса) службе делопроизводства лучше заранее спроектировать бланк письма с указанием нового адреса. Утверждается такой бланк и его электронная модель (шаблон) приказом руководителя организации. В приказе должна быть зафиксирована дата начала применения бланка с новым адресом места нахождения предприятия – это дата внесения изменений в ЕГРЮЛ.
Новый официальный адрес с указанием даты начала его применения повторно публикуется на сайте предприятия (уже как свершившийся факт). При необходимости делается повторная рассылка писем-уведомлений (если заключенные с контрагентами договоры того требуют).
Все эти мероприятия проводятся очень быстро, чтобы внешние коммуникации не прерывались и без потерь были «переведены» на новый адрес.
