Ответ на этот вопрос дает Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).
Во-первых, обратите внимание на бланк письма, и если писем иностранным партнерам будет направляться больше чем 100 в год, то спроектируйте и утвердите приказом первого руководителя (приказ по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет) бланк письма для переписки с иностранными корреспондентами и электронную модель этого бланка для возможного ведения переписки в электронной форме. На ведение переписки с использованием бланков, реквизиты которых оформлены на русском и на одном из иностранных языков, указывает п. 3.64 Примерной инструкции.
Пример оформления двуязычного бланка письма с продольным расположением реквизитов приведен на рисунке В.8 справочного приложения В к ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правда, данный пример неудачный, т.к. продольное расположение реквизитов в двуязычных бланках не является экономичным и на практике не используется. Рекомендуем использовать угловое расположение реквизитов следующим образом:
- в левом верхнем углу оформляются реквизиты бланка на русском языке,
- а на соответствующих строках ближе к правому полю (в правом углу) – реквизиты на иностранном языке.
Во-вторых, если в деловом обороте появилась переписка с зарубежными партнерами, то сразу внесите правила ее ведения в Инструкцию по делопроизводству. Необходимые изменения можете сформулировать на основе пунктов 3.65-3.68 Примерной инструкции. Действия исполнителя должны быть следующими:
-
проект письма составляется на обычном бланке письма организации на русском языке и проходит процедуру согласования в общем порядке, который установлен в организации, т.е. визы могут:
- оформляться на самом проекте письма,
- в СЭД (потребуется распечатка листа согласования) или
- собираться по электронной почте (тогда потребуется распечатка всей «цепочки» согласования с помощью электронных сообщений);
-
согласованный проект письма переводится на один из иностранных языков, перевод (иноязычная копия проекта письма) оформляется на стандартном листе бумаги и визируется исполнителем (и переводчиком, если он привлекался для подготовки письма);
-
текст завизированного перевода письма, идентичный по содержанию согласованному проекту на русском языке, оформляется на бланке письма для переписки с иностранными корреспондентами;
- на подпись руководителю представляются:
- проект письма, оформленный на бланке для зарубежной переписки,
- завизированный исполнителем перевод на стандартном листе бумаги и
- проект письма, составленный на русском языке и согласованный всеми заинтересованными лицами.
Руководитель организации (или уполномоченное им должностное лицо) подписывает письмо на бланке для зарубежной переписки, служба делопроизводства регистрирует его и организует отправку адресату;
-
регистрировать письма иностранным корреспондентам можно в общем потоке отправляемых писем, т.е. в общем порядке. В регистрационном журнале (карточке) рядом с заголовком к тексту зарегистрированного письма необходимо сделать отметку, на каком языке оно составлено (Пример 1);
- в дело будут подшиваться:
- завизированный всеми проект письма на русском языке на бланке, на котором служба делопроизводства оформляет те же дату и индекс, что и на отправленном письме, и
- завизированный перевод письма на иностранный язык на стандартном листе бумаги.
Пример 1. Запись в регистрационном журнале о том, что отправленное письмо составлено на английском языке
В Инструкцию по делопроизводству можно также включить правила оформления реквизитов, которые рекомендуются в п. 3.69-3.71 Примерной инструкции, и дополнить ее особенностями технологии работы с документами, которые сложились в вашей организации. Самое главное – регламентировать правила оформления, применение бланков и полномочия по ведению зарубежной переписки и подписанию соответствующих документов.
Когда правила ведения зарубежной переписки будут утверждены в составе Инструкции по делопроизводству (или даже в качестве самостоятельного регламента), то контроль за их соблюдением необходимо возложить на руководителей тех структурных подразделений, в деятельности которых эта переписка возникает.
