Если в составе документов сформированного дела нет никаких особенностей, в него сформированы только подлинники с одинаковым сроком хранения, нет графических и фотоприложений, нет заверенных копий, сформированных в дело взамен подлинников, и т.п., то табличную часть листа-заверителя рекомендуем не заполнять.
В дальнейшем в процессе хранения и использования документов дела в табличную часть листа-заверителя может потребоваться внести записи о выемке документов и замене подлинников заверенными копиями, о разрыве и порче отдельных листов дела из-за частого ксерокопирования, о потере листов в процессе расшивки дела для сканирования и т.п.
Обратите внимание на п. 4.23 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), в котором установлено, что «все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт». В данном случае подразумеваются акты о неисправимых повреждениях архивных документов, об утрате документов, об обнаружении неучтенных документов, проверки наличия и состояния архивных документов, изъятия (возвращения) подлинных документов, включая личные документы и т.п., ссылки на которые оформляются в графе 1 листа-заверителя.
