Как регистрировать и подшивать 2 документа, пришедшие в 1 почтовом конверте?

Вопрос
В случае регистрации входящего документа, отправленного через «Почту России», регистрировать все вложения необходимо отдельно? Например, в письме имеется 2 разных претензии от физлиц. Если в описи, вложенной в письмо, перечислены эти 2 претензии, то в дело подшиваются и опись, и все вложения. Входящий номер тогда у них будет 1 или надо регистрировать эти документы под разными номерами?
Отвечает

Вы имеете дело сначала с почтовым отправлением, которое получили через «Почту России», – это не документ, а совершенно иной материальный объект, который в правилах оказания услуг почтовой связи рассматривается как термин, как некая категория. А видов почтовых отправлений может несколько: письмо, бандероль, посылка, телеграмма, почтовый перевод и даже электронное сообщение.

Очевидно, полученное вами письмо было ценным, т.к. вместе с 2 документами (претензиями 2 разных клиентов) в конверт была вложена опись почтового отправления. Вскрыв конверт, вы получили 2 поступивших документа, каждый из которых необходимо зарегистрировать в качестве самостоятельного «входящего» и подготовить индивидуальный ответ каждому клиенту.

Если в организации принята технология подшивки в дело и самого полученного документа, и описи (а иногда и конверта), то для соблюдения данного порядка придется сделать одну ксерокопию описи вложения (и конверта, если у вас так принято), далее к одному из полученных документов присоединяете копию описи (и конверта), а к другому – оригинал.

Подумайте о технологии работы. В отметках о получении и о регистрации (эти операции могут производиться в разное время, но могут делаться и одновременно) на поступившем документе всегда должно быть оформлено наименование организации-получателя (как правило, сокращенное), что подтверждает следующее: организация, которой адресован документ, действительно его получила. А с даты получения документа эта организация несет за него ответственность. Так что в дела с какой-то частью переписки конверты и описи вложений можно не подшивать. При этом есть значимые исключения. Так, в претензионных и юридических отделах компаний по различным спорным вопросам предоставления услуг и отношений с клиентами и госорганами заранее собираются все возможные доказательства, включая конверты, описи вложений и т.п.

Мнение эксперта

Дело также в том, что согласно п. 1 ст. 165.1 Гражданского кодекса РФ юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Момент доставки юридически значимых сообщений может быть согласован в договоре (п. 2 ст. 165.1 ГК РФ). Например, в нем может быть указано, что сообщение считается доставленным в момент его поступления в отделение почты получателя. А принимающий корреспонденцию работник может об этом даже не знать! Или, скажем, для бухгалтерии при получении заказного письма от налогового органа будет важна дата его отправки, поскольку в силу п. 4 ст. 31 Налогового кодекса РФ датой его получения считается 6-й день со дня отправки заказного письма.

Так что в дела с перепиской конверты и описи вложений лучше подшивать, ведь вы можете быть не в курсе всех нюансов.

Пример 1. Отметка о поступлении документа в организацию
Пример 2. Отметка о регистрации входящего документа
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются

Указали пункты и приложения нормативных и методических документов, которые устанавливают правила формирования дел. Выявили неурегулированные ими проблемы и описали, как на практике их можно решать. Что означает формулировка «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться предписанный документу срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ): для распорядительных документов, служебных писем и обращений граждан, учредительных документов, планов и отчетов (годовых и более длительных). Почему в несколько раз дольше теперь приходится хранить документы – основания к приказам о приеме и увольнении, аттестации, оплате труда и др.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Как регистрировать документ, который пришел сначала по электронной почте, а потом в бумажной форме?

Какие встречаются варианты регистрации документа, пришедшего в разной форме по разным каналам связи. Процитировали несколько инструкций по делопроизводству, в которых это регламентируется, и дали свой совет. Объяснили, что здесь может заинтересовать прокуратуру и как доказать ей правильность вашей технологии работы.

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Дата регистрации протокола и дата проведения заседания / совещания

При разработке шаблонов протоколов столкнулись с вопросом о регистрации документа. Руководство настаивает, что в протоколе должны быть: – дата регистрации и – дата проведения заседания / совещания. То есть такой порядок реквизитов: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата регистрации, регистрационный номер /индекс, заголовок, дата проведения заседания, текст… и т. п. Получается, что у протокола будут 2 даты. Бывают случаи, когда протокол трехсторонний и на его согласование и подписание уходит 2, а то и 3 месяца, поэтому руководство настаивает на проставлении даты проведения совещания и отдельно даты регистрации.

Как регистрировать документ, который пришел сначала по электронной почте, а потом в бумажной форме?

Какие встречаются варианты регистрации документа, пришедшего в разной форме по разным каналам связи. Процитировали несколько инструкций по делопроизводству, в которых это регламентируется, и дали свой совет. Объяснили, что здесь может заинтересовать прокуратуру и как доказать ей правильность вашей технологии работы.