Кто должен разрабатывать номенклатуры дел обособленных структурных подразделений за границей?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, должна ли организация (местонахождение в Москве) вести номенклатуры дел своих зарубежных обособленных структурных подразделений? Обособленные структурные подразделения так и называются: обособленное структурное подразделение в такой-то стране. Или номенклатуры дел должны составляться самими обособленными структурными подразделениями?
Отвечает

Ежегодно «вести» номенклатуры дел, т.е. систематизировать свои документальные фонды и правильно формировать дела в соответствии с номенклатурой, должны сами обособленные структурные подразделения.

Вопрос заключается в том:

  • каждое ли обособленное структурное подразделение в рамках выполняемых функций будет разрабатывать индивидуальную номенклатуру дел или
  • головная организация в плановом порядке и централизованно разработает типовую или примерную номенклатуру дел обособленного структурного подразделения?

В первом случае ответственные за делопроизводство в каждом обособленном подразделении разрабатывают и ежегодно готовят к переутверждению (а существенно пересматривают 1 раз в 5 лет) приказом руководителя обособленного подразделения соответствующую номенклатуру дел. При этом рекомендуется направлять проект номенклатуры дел на очередной год на согласование в службу делопроизводства головной организации, т.к. все процессы систематизации документов и формирования дел должны управляться и контролироваться. Первый вариант выбирают, когда не все созданные обособленные подразделения выполняют одинаковые задачи и функции, и в деятельности каждого проявляется специфика.

Во втором случае служба делопроизводства головной организации принимает решение о разработке примерной или типовой номенклатуры дел для своих обособленных подразделений в плановом порядке.

Типовая номенклатура дел разрабатывается, если основные направления деятельности и функции обособленных подразделений практически одинаковы. Поэтому в ней фиксируется однотипный состав дел, наилучшим образом формулируются единообразные для всех подразделений заголовки дел и устанавливаются сроки их хранения. Иногда фиксируется и вторая часть индекса дела (просто номер в зависимости от степени значимости документов и во взаимосвязи дел). Типовая номенклатура дел утверждается приказом руководителя головной организации и имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел разрабатывается для обособленных подразделений, когда их деятельность не совсем единообразна, в деятельности каждого проявляется специфика задач и функций. В примерной номенклатуре дел фиксируются прежде всего дела по общим функциям управления (оперативное управление, кадры, бухгалтерский и налоговый учет, взаимодействие с территориальными органами власти и управления), а далее – по степени значимости дела по тем функциям организации, которые она вообще передала своим обособленным подразделениям, с указанием сроков хранения дел, а также индексов (при необходимости). Примерная номенклатура дел утверждается приказом руководителя головной организации, но носит рекомендательный характер, т.к. в индивидуальную номенклатуру дел каждое обособленное подразделение будет включать заголовки только тех дел, которые возникают в его деятельности, конкретизированные с учетом ее специфики.

Но во всех случаях типовая или примерная номенклатура дел помогает существенно сэкономить время ответственных сотрудников обособленных подразделений на ежегодную разработку (подготовку к утверждению) индивидуальной номенклатуры дел, т.к. заголовки дел уже сформулированы правильно, сроки хранения установлены, схема систематизации дел намечена.

Заголовки дел из типовой и примерной номенклатуры дел могут уточняться, а сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру дел обособленного подразделения без изменений.

Каждая организация решает подобные организационные вопросы самостоятельно. Служба делопроизводства головной организации должна предложить первому руководителю 1 из перечисленных нами способов управления процессом систематизации документального фонда организации, за обеспечение сохранности которого будет отвечать в конечном счете первое лицо (единоличный исполнительный орган).

Кстати, обратите внимание на относительно новый методический документ, который опубликован на сайте Росархива – Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018). Может быть, они помогут принять конкретное решение.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Номенклатура дел – обязательный документ для организации?

Привели разные точки зрения на этот вопрос: официальную от Росархива (который считает, что номенклатуру дел должны составлять все организации); профессиональную документоведческую (а как же без номенклатуры дел наладить работу с документами и соблюсти сроки их хранения?) и того, кто экономит ресурсы (ведь за отсутствие номенклатуры дел штрафы пока минимальны, а если нет других нарушений, можете отделаться и простым предупреждением). Это «расстановка сил» на данный момент. Попутно показываем перечень обязательных для всех организаций нормативных правовых актов по архивному делу и даже конкретных статей / пунктов в них, который создал и разместил на своем официальном сайте Росархив.

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются

Указали пункты и приложения нормативных и методических документов, которые устанавливают правила формирования дел. Выявили неурегулированные ими проблемы и описали, как на практике их можно решать. Что означает формулировка «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться предписанный документу срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ): для распорядительных документов, служебных писем и обращений граждан, учредительных документов, планов и отчетов (годовых и более длительных). Почему в несколько раз дольше теперь приходится хранить документы – основания к приказам о приеме и увольнении, аттестации, оплате труда и др.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы