В какой номенклатуре дел и как отражать данные акта об уничтожении переходящего дела?

В процессе подготовки документов к передаче в архив исполненные документы и дела включаются в соответствующие описи и акты о выделении к уничтожению. После составления акта, согласования его протоколом заседания экспертной комиссии и утверждения первым руководителем организации в номенклатуре дел на год завершения дела в делопроизводстве оформляется соответствующая ссылка на него (см. Пример 3).

Вы правильно сохраняли индекс у переходящего дела. Думаю, что и в номенклатуре дел делались соответствующие отметки о нем в графе «Примечание» (см. Примеры 1 и 2). Поэтому внесение ссылки на акт не составит труда. Покажем, как это переходящее дело может быть описано в номенклатурах нескольких лет, а заодно прокомментируем ситуацию изменения срока хранения в связи с выходом нового Перечня:

• сначала срок хранения этого журнала определялся по Перечню 2010 г.¹: в номенклатурах дел на 2017, 2018 и 2019 годы;
• допустим, что в 2019 году журнал закончился;
• но по новому Перечню 2019 г.² нормативный срок хранения подобных журналов сократился с 2 лет до 1 года, поэтому весь 2020 год мы его храним, а в 2021 году данное дело может быть выделено к уничтожению и включено в акт. Перечень 2010 г. отменен, поэтому в описи дел на передачу в архив и в акты о выделении к уничтожению мы должны вносить дела по срокам хранения, предписанным уже новым Перечнем 2019 г.;
• конкретный журнал, который выделяем к уничтожению актом в 2021 году, последний раз фигурировал в номенклатуре дел на 2019 год, поэтому в нее и вносим информацию об этом акте. Срок хранения у журнала изменился, поэтому его тоже исправляем (см. Пример 3);
• в последующих номенклатурах вполне может оказаться под тем же индексом журнал с таким же наименованием, который мы будем заполнять дальше. Когда он тоже закончится, например в 2022 году, мы будем его хранить 1 год в течение 2023 года и в 2024 году сможем выделить актом к уничтожению, тогда пометку об этом акте мы сделаем в номенклатуре дел 2022 года.