В какой номенклатуре дел и как отражать данные акта об уничтожении переходящего дела?

Вопрос
Переходящее дело закрыто и выделено к уничтожению по истечении срока хранения. Отметка со ссылкой на акт делается в номенклатуре дел на год заведения дела, на год закрытия или в номенклатурах за все годы ведения дела? Дело велось более 2 лет с сохранением индекса в номенклатурах дел.
Отвечает

В процессе подготовки документов к передаче в архив исполненные документы и дела включаются в соответствующие описи и акты о выделении к уничтожению. После составления акта, согласования его протоколом заседания экспертной комиссии и утверждения первым руководителем организации в номенклатуре дел на год завершения дела в делопроизводстве оформляется соответствующая ссылка на него (см. Пример 3).

Вы правильно сохраняли индекс у переходящего дела. Думаю, что и в номенклатуре дел делались соответствующие отметки о нем в графе «Примечание» (см. Примеры 1 и 2). Поэтому внесение ссылки на акт не составит труда. Покажем, как это переходящее дело может быть описано в номенклатурах нескольких лет, а заодно прокомментируем ситуацию изменения срока хранения в связи с выходом нового Перечня:

  • сначала срок хранения этого журнала определялся по Перечню 2010 г.1: в номенклатурах дел на 2017, 2018 и 2019 годы;
  • допустим, что в 2019 году журнал закончился;
  • но по новому Перечню 2019 г.2 нормативный срок хранения подобных журналов сократился с 2 лет до 1 года, поэтому весь 2020 год мы его храним, а в 2021 году данное дело может быть выделено к уничтожению и включено в акт. Перечень 2010 г. отменен, поэтому в описи дел на передачу в архив и в акты о выделении к уничтожению мы должны вносить дела по срокам хранения, предписанным уже новым Перечнем 2019 г.;
  • конкретный журнал, который выделяем к уничтожению актом в 2021 году, последний раз фигурировал в номенклатуре дел на 2019 год, поэтому в нее и вносим информацию об этом акте. Срок хранения у журнала изменился, поэтому его тоже исправляем (см. Пример 3);
  • в последующих номенклатурах вполне может оказаться под тем же индексом журнал с таким же наименованием, который мы будем заполнять дальше. Когда он тоже закончится, например в 2022 году, мы будем его хранить 1 год в течение 2023 года и в 2024 году сможем выделить актом к уничтожению, тогда пометку об этом акте мы сделаем в номенклатуре дел 2022 года.
Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел на 2017 год
Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел на 2018 год

Сноски 2

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
  2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?

Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?