В какой номенклатуре дел и как отражать данные акта об уничтожении переходящего дела?

Вопрос
Переходящее дело закрыто и выделено к уничтожению по истечении срока хранения. Отметка со ссылкой на акт делается в номенклатуре дел на год заведения дела, на год закрытия или в номенклатурах за все годы ведения дела? Дело велось более 2 лет с сохранением индекса в номенклатурах дел.
Отвечает

В процессе подготовки документов к передаче в архив исполненные документы и дела включаются в соответствующие описи и акты о выделении к уничтожению. После составления акта, согласования его протоколом заседания экспертной комиссии и утверждения первым руководителем организации в номенклатуре дел на год завершения дела в делопроизводстве оформляется соответствующая ссылка на него (см. Пример 3).

Вы правильно сохраняли индекс у переходящего дела. Думаю, что и в номенклатуре дел делались соответствующие отметки о нем в графе «Примечание» (см. Примеры 1 и 2). Поэтому внесение ссылки на акт не составит труда. Покажем, как это переходящее дело может быть описано в номенклатурах нескольких лет, а заодно прокомментируем ситуацию изменения срока хранения в связи с выходом нового Перечня:

  • сначала срок хранения этого журнала определялся по Перечню 2010 г.1: в номенклатурах дел на 2017, 2018 и 2019 годы;
  • допустим, что в 2019 году журнал закончился;
  • но по новому Перечню 2019 г.2 нормативный срок хранения подобных журналов сократился с 2 лет до 1 года, поэтому весь 2020 год мы его храним, а в 2021 году данное дело может быть выделено к уничтожению и включено в акт. Перечень 2010 г. отменен, поэтому в описи дел на передачу в архив и в акты о выделении к уничтожению мы должны вносить дела по срокам хранения, предписанным уже новым Перечнем 2019 г.;
  • конкретный журнал, который выделяем к уничтожению актом в 2021 году, последний раз фигурировал в номенклатуре дел на 2019 год, поэтому в нее и вносим информацию об этом акте. Срок хранения у журнала изменился, поэтому его тоже исправляем (см. Пример 3);
  • в последующих номенклатурах вполне может оказаться под тем же индексом журнал с таким же наименованием, который мы будем заполнять дальше. Когда он тоже закончится, например в 2022 году, мы будем его хранить 1 год в течение 2023 года и в 2024 году сможем выделить актом к уничтожению, тогда пометку об этом акте мы сделаем в номенклатуре дел 2022 года.
Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел на 2017 год
Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел на 2018 год

Сноски 2

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
  2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Какой срок хранения у личных дел студентов вуза?

Работаю в вузе. Встал вопрос о сроках хранения личных дел студентов. В сфере образования существует свой документ, регламентирующий сроки хранения – Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный в 1980 году. Cогласно этому Перечню срок их хранения составляет 75 лет. Не так давно срок хранения документов по личному составу изменился с 75 лет на 50 лет. Соответственно, можно ли считать, что срок хранения личных дел обучающихся тоже сменился на 50 лет?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?