Top.Mail.Ru

Надо ли хранить копии входящих писем в бумажном виде? Откуда это требование?

Вопрос
Есть ли требования / указания на хранение копий входящих писем в бумажном виде? В каком нормативном документе можно найти подтверждение этому, сроки? По оригиналам входящих писем вопросов не возникает, но сейчас распечатываем и копии входящих (которые поступают по электронной почте, оригиналы не поступают) и храним, хотя при этом они есть в СЭД. Есть ли смысл их дополнительно печатать и хранить в бумаге? Ведь увеличивается объем текущего бумажного архива.
Отвечает

Такое требование традиционно соблюдалось со времен Единой государственной системы делопроизводства (1974) и Государственной системы ДОУ (1991), когда служба делопроизводства должна была направлять исполнителям (и даже передавать под расписку) копию поступившего письма с резолюцией руководителя и дополнительно экземпляр регистрационно-контрольной карточки для ведения контроля исполнения в структурном подразделении. Таким образом переписка формировалась в дела и хранилась, как правило, в течение 5-летнего срока:

  • и в службе делопроизводства (поступившее письмо + копия ответа);
  • и в структурном подразделении (копия поступившего письма + проект или копия ответа).

Действительно, общий объем документального фонда организации увеличивался за счет копирования писем, дела с которыми включались в номенклатуру дел, подлежали экспертизе ценности, выделению к уничтожению и т.п. Но при утрате подлинников всегда можно было возместить их за счет копий, находящихся в структурном подразделении.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477) в п. 19 было установлено новое положение – при применении СЭД:

  • подлинник поступившего документа может оставаться в службе делопроизводства,
  • а исполнители работают с его электронной копией (почти всегда – с незаверенной сканкопией, прикрепленной к электронной регистрационной карточке (ЭРК)).

Такой порядок необходимо было закрепить в Инструкции по делопроизводству организации и одновременно решить вопрос о предоставлении соответствующих прав доступа в СЭД всем категориям исполнителей.

В действующей в настоящее время Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) в п. 5.33 и 5.34 вновь говорится о направлении в структурное подразделение копий поступивших бумажных подлинников. При том что в п. 5.3 сказано, что электронные подлинники и копии, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

В новых Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) рекомендуем обратить внимание на п. 3.31, в котором устанавливается, что «структурное подразделение (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его электронной регистрационной карточке в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом». Но одновременно п. 3.19 предусматривает, что возможна распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

Росархив опубликовал на своем сайте Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, которыми могут руководствоваться любые организации (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; имеют статус документа рекомендательного характера). В данном документе предусмотрено, что в своей Инструкции по делопроизводству организация может закрепить такой порядок: при применении СЭД исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии) после рассмотрения документа руководителем и проставления резолюции (п. 3.4.5).

Таким образом, на основании действующих нормативных правовых актов и методических рекомендаций вы самостоятельно разрабатываете правила работы с поступившими документами в условиях действующей СЭД (МЭДО и других информационных систем) и закрепляете их в конкретной Инструкции по делопроизводству вашей организации.

Оценить вопрос
s
В избранное
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Номер и дата на исходящем письме

Является ли обязательным (какой документ-основание) проставление от руки номера и даты исходящего письма? В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствуют прямые указания к написанию номера и даты именно от руки.

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Сначала рассказываем, зачем нужны «умные» бланки служебных документов, которые можно создать при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016: можно закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц, включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Потом начинаем показывать, как создать такой «умный» бланк документа в Word – даем иллюстрированную пошаговую инструкцию (в этом номере журнала читайте ее начало, в следующем – окончание).

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Сколько подлинников письма подписывать?

Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Когда в письме и служебной записке использовать уважительную «этикетную рамку»?

С вопросами к вам обращаются сотрудники отдела документационного обеспечения Аппарата Главы администрации города: 1. Нужно ли в деловом письме отделять вступительное слово «Уважаемый...» от текста самого письма? И чем это регламентировано? Ведь это не самостоятельный реквизит и по ГОСТ 7.0.97- 2016 его не надо отделять 2-4 межстрочным интервалом. 2. В служебной или докладной записке нужно (или можно) применять этикетную рамку или вступительное слово «Уважаемый...»? Или это категорически не рекомендуется. Чем это регламентировано? Информация нам необходима для проведения семинара на тему «Оформление служебных писем» в Аппарате Главы администрации города. Руководство требует единообразия и однозначности в оформлении документов.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.