Top.Mail.Ru

Надо ли хранить копии входящих писем в бумажном виде? Откуда это требование?

Вопрос
Есть ли требования / указания на хранение копий входящих писем в бумажном виде? В каком нормативном документе можно найти подтверждение этому, сроки? По оригиналам входящих писем вопросов не возникает, но сейчас распечатываем и копии входящих (которые поступают по электронной почте, оригиналы не поступают) и храним, хотя при этом они есть в СЭД. Есть ли смысл их дополнительно печатать и хранить в бумаге? Ведь увеличивается объем текущего бумажного архива.
Отвечает

Такое требование традиционно соблюдалось со времен Единой государственной системы делопроизводства (1974) и Государственной системы ДОУ (1991), когда служба делопроизводства должна была направлять исполнителям (и даже передавать под расписку) копию поступившего письма с резолюцией руководителя и дополнительно экземпляр регистрационно-контрольной карточки для ведения контроля исполнения в структурном подразделении. Таким образом переписка формировалась в дела и хранилась, как правило, в течение 5-летнего срока:

  • и в службе делопроизводства (поступившее письмо + копия ответа);
  • и в структурном подразделении (копия поступившего письма + проект или копия ответа).

Действительно, общий объем документального фонда организации увеличивался за счет копирования писем, дела с которыми включались в номенклатуру дел, подлежали экспертизе ценности, выделению к уничтожению и т.п. Но при утрате подлинников всегда можно было возместить их за счет копий, находящихся в структурном подразделении.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477) в п. 19 было установлено новое положение – при применении СЭД:

  • подлинник поступившего документа может оставаться в службе делопроизводства,
  • а исполнители работают с его электронной копией (почти всегда – с незаверенной сканкопией, прикрепленной к электронной регистрационной карточке (ЭРК)).

Такой порядок необходимо было закрепить в Инструкции по делопроизводству организации и одновременно решить вопрос о предоставлении соответствующих прав доступа в СЭД всем категориям исполнителей.

В действующей в настоящее время Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) в п. 5.33 и 5.34 вновь говорится о направлении в структурное подразделение копий поступивших бумажных подлинников. При том что в п. 5.3 сказано, что электронные подлинники и копии, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

В новых Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) рекомендуем обратить внимание на п. 3.31, в котором устанавливается, что «структурное подразделение (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его электронной регистрационной карточке в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом». Но одновременно п. 3.19 предусматривает, что возможна распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

Росархив опубликовал на своем сайте Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, которыми могут руководствоваться любые организации (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; имеют статус документа рекомендательного характера). В данном документе предусмотрено, что в своей Инструкции по делопроизводству организация может закрепить такой порядок: при применении СЭД исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии) после рассмотрения документа руководителем и проставления резолюции (п. 3.4.5).

Таким образом, на основании действующих нормативных правовых актов и методических рекомендаций вы самостоятельно разрабатываете правила работы с поступившими документами в условиях действующей СЭД (МЭДО и других информационных систем) и закрепляете их в конкретной Инструкции по делопроизводству вашей организации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как не сделать из рекламы оферту

Рекламный буклет или рассылка по электронной почте и даже служебное письмо с коммерческим предложением конкретному адресату обычно содержат лишь «завлекательную» часть предлагаемой к заключению сделки. И для их автора может быть сюрпризом, что адресат (а за ним и суд) потом могут не позволить ему включить в условия сделки существенные для него положения. Подсказываем формулировки, которые стоит вставлять в индивидуальные и публичные коммерческие предложения, чтобы обезопасить себя.

«Заранее благодарю» в конце электронного письма

Какой эффект оказывают на адресата такие фразы в электронной переписке, как «Заранее благодарю» или «Заранее спасибо»: рассказываем о мнениях экспертов на этот счет и результатах исследования разработчика приложений для электронной почты; о западной, восточной и отечественной специфике. Профессионала от дилетанта отличает понимание нюансов, о которых мы и говорим в этой статье.

Продающее коммерческое предложение

Разбираем виды коммерческих предложений и особенности их композиции. Показываем типичные ошибки, которые приводят их не на стол директора, а в корзину. Даем готовую формулу, по которой вы с легкостью составите продающий текст и получите долгожданные отклики. Приводим пример служебного письма с грамотным коммерческим предложением.

Об «одиноких» подписях на последней странице документа

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?