Такое требование традиционно соблюдалось со времен Единой государственной системы делопроизводства (1974) и Государственной системы ДОУ (1991), когда служба делопроизводства должна была направлять исполнителям (и даже передавать под расписку) копию поступившего письма с резолюцией руководителя и дополнительно экземпляр регистрационно-контрольной карточки для ведения контроля исполнения в структурном подразделении. Таким образом переписка формировалась в дела и хранилась, как правило, в течение 5-летнего срока:
- и в службе делопроизводства (поступившее письмо + копия ответа);
- и в структурном подразделении (копия поступившего письма + проект или копия ответа).
Действительно, общий объем документального фонда организации увеличивался за счет копирования писем, дела с которыми включались в номенклатуру дел, подлежали экспертизе ценности, выделению к уничтожению и т.п. Но при утрате подлинников всегда можно было возместить их за счет копий, находящихся в структурном подразделении.
В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477) в п. 19 было установлено новое положение – при применении СЭД:
- подлинник поступившего документа может оставаться в службе делопроизводства,
- а исполнители работают с его электронной копией (почти всегда – с незаверенной сканкопией, прикрепленной к электронной регистрационной карточке (ЭРК)).
Такой порядок необходимо было закрепить в Инструкции по делопроизводству организации и одновременно решить вопрос о предоставлении соответствующих прав доступа в СЭД всем категориям исполнителей.
В действующей в настоящее время Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) в п. 5.33 и 5.34 вновь говорится о направлении в структурное подразделение копий поступивших бумажных подлинников. При том что в п. 5.3 сказано, что электронные подлинники и копии, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.
В новых Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) рекомендуем обратить внимание на п. 3.31, в котором устанавливается, что «структурное подразделение (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его электронной регистрационной карточке в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом». Но одновременно п. 3.19 предусматривает, что возможна распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.
Росархив опубликовал на своем сайте Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, которыми могут руководствоваться любые организации (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; имеют статус документа рекомендательного характера). В данном документе предусмотрено, что в своей Инструкции по делопроизводству организация может закрепить такой порядок: при применении СЭД исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии) после рассмотрения документа руководителем и проставления резолюции (п. 3.4.5).
Таким образом, на основании действующих нормативных правовых актов и методических рекомендаций вы самостоятельно разрабатываете правила работы с поступившими документами в условиях действующей СЭД (МЭДО и других информационных систем) и закрепляете их в конкретной Инструкции по делопроизводству вашей организации.