Возможно, этот уточняющий вопрос возник по итогам прочтения моих статей, детально рассматривающих процедуру:
- исполнения банком запросов налоговых органов (см. декабрьский номер журнала за 2008 год, а также январский и февральский за 2009 год) и
- подготовки документов к их изъятию правоохранительными органами (см. апрельский номер за 2009 год).
Действительно, тематика запросов, поступающих из налоговых органов, так же как и из правоохранительных, может затрагивать деятельность
различных структурных подразделений организации.
Приведу пример из деятельности банка. Налоговые органы имеют право запрашивать: сведения об открытых счетах клиентов, сведения об остатках на счетах клиентов и сведения о движении денежных средств на счетах клиентов. Как правило, клиентом открывается в банке несколько текущих счетов: счет в рублях, счет в долларах, счет в евро.
В данной ситуации справки о состоянии рублевого счета клиента будет готовить Операционное управление, а справку о состоянии валютных счетов, соответственно, Валютное управление.
Какие проблемы встают перед банком, направляющим документы в ответ на полученные запросы?
- своевременно предоставить информацию, дабы не нарваться на штрафы и другие неприятности;
- состав предоставляемой информации должен соответствовать запрашиваемой.
Как можно обезопасить себя от возможных рисков и каким способом можно зафиксировать факт своевременности и полноты представленной
информации? Только составив сопроводительное письмо! Именно приложением к нему будут идти все документы, подготовленные Валютным
управлением, Операционным управлением, а также специалистами иных служб.
Поэтому вам в первую очередь необходимо разработать и принять нормативный документ, в котором:
- ответственность за подготовку ответных документов в налоговые / правоохранительные органы в целом будет возложена на какое-либо одно должностное лицо;
- будут определены ответственные лица за подготовку и предоставление вышеназванному должностному лицу информации в пределах своей компетенции;
- а также необходимо установить максимальные сроки предоставления такой информации.
Можно пойти еще дальше и описать всю процедуру исполнения данных документов в вашей организации: от момента получения до момента отправки в почтовое отделение.
