Подготовка единого ответа на запросы налоговых органов и судебных приставов несколькими подразделениями

Вопрос
У нас такая ситуация. Из налоговых органов и службы судебных приставов приходят запросы о предоставлении информации по счетам наших клиентов. Счета у нас самые разные и, соответственно, занимаются ими разные отделы. Запросы копируются по отделам. И отделы готовят каждый свой ответ. Это категорически меня не устраивает – ответ должен быть один. Но наши внутренние правила не разрешают готовить ответ какому-то одному сотруднику. Честно говоря, я затрудняюсь, какую придумать технологию, порядок подготовки единого ответа. Может, вы что посоветуете?
Отвечает

Возможно, этот уточняющий вопрос возник по итогам прочтения моих статей, детально рассматривающих процедуру:

  • исполнения банком запросов налоговых органов (см. декабрьский номер журнала за 2008 год, а также январский и февральский за 2009 год) и
  • подготовки документов к их изъятию правоохранительными органами (см. апрельский номер за 2009 год).

Действительно, тематика запросов, поступающих из налоговых органов, так же как и из правоохранительных, может затрагивать деятельность

различных структурных подразделений организации.

Приведу пример из деятельности банка. Налоговые органы имеют право запрашивать: сведения об открытых счетах клиентов, сведения об остатках на счетах клиентов и сведения о движении денежных средств на счетах клиентов. Как правило, клиентом открывается в банке несколько текущих счетов: счет в рублях, счет в долларах, счет в евро.

В данной ситуации справки о состоянии рублевого счета клиента будет готовить Операционное управление, а справку о состоянии валютных счетов, соответственно, Валютное управление.

Какие проблемы встают перед банком, направляющим документы в ответ на полученные запросы?

  • своевременно предоставить информацию, дабы не нарваться на штрафы и другие неприятности;
  • состав предоставляемой информации должен соответствовать запрашиваемой.

Как можно обезопасить себя от возможных рисков и каким способом можно зафиксировать факт своевременности и полноты представленной

информации? Только составив сопроводительное письмо! Именно приложением к нему будут идти все документы, подготовленные Валютным

управлением, Операционным управлением, а также специалистами иных служб.

Поэтому вам в первую очередь необходимо разработать и принять нормативный документ, в котором:

  • ответственность за подготовку ответных документов в налоговые / правоохранительные органы в целом будет возложена на какое-либо одно должностное лицо1;
  • будут определены ответственные лица за подготовку и предоставление вышеназванному должностному лицу информации в пределах своей компетенции;
  • а также необходимо установить максимальные сроки предоставления такой информации.

Можно пойти еще дальше и описать всю процедуру исполнения данных документов в вашей организации: от момента получения до момента отправки в почтовое отделение.

Сноски 1

  1. Либо можно выделить несколько лиц, каждому из которых поручить подготовку ответных документов для определенных органов или по определенным запросам. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?