Что делать, если в исходящей корреспонденции подшиты документы, которых там быть не должно?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2010

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, можно ли сделать нумерацию исходящей корреспонденции заново, точнее, присвоить дробные номера? Дело в том, что в исходящей корреспонденции подшиты служебные записки и прочие документы, которые там быть не должны, но им присвоены номера исходящих (документы 2008 года). Как правильно поступить, чтобы убрать ненужные документы и чтобы номера были в порядке?

Отвечает

Екатерина Каменева

эксперт в области документационного обеспечения управления

Фрагмент документа

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

3.4.7. Регистрация отправляемых документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом учитывается, что:

… регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;

регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

В Инструкции по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов…

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

… место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти…

Итак, действительно принято регистрировать исходящие документы раздельно от внутренних информационно-справочных документов, в том числе служебных записок.

В то же время нужно помнить, что регистрационный номер и дата документа являются его основными учетными данными, которые нельзя менять после регистрации. На исходящих документах регистрационный номер и дата указываются как на экземпляре адресата, так и на экземпляре (копии) организации-автора. Поэтому, с нашей точки зрения, изменение регистрационных номеров на ваших экземплярах исходящих документов будет более серьезной ошибкой, чем использование сквозной нумерации как для внутренних информационно-справочных документов, так и исходящих.

В данной ситуации вам необходимо оставить все документы как есть, не внося в них никаких исправлений, и с настоящего времени организовать раздельную регистрацию исходящих документов и внутренних информационно-справочных документов.

Также отметим, что документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При этом документы, регистрируемые вместе (с использованием единого счетчика порядковых номеров), могут формироваться в разные дела. Например, часто переписка (входящие и исходящие служебные письма) формируется в несколько разных дел в зависимости от тем и/или адресатов.

Фрагмент документа

Приложение 20 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

Входящие и исходящие письма, связанные между собой, рекомендуется группировать в единое дело. А внутренние информационно-справочные документы группировать в отдельные дела от переписки. В связи с этим рекомендуем вам добавить в номенклатуру дел 2010 года необходимое количество дел и перегруппировать письма и служебные записки.

Фрагмент документа

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

3.5. Порядок формирования дел в организации

3.5.5. …переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.