Действительно, в основополагающих нормативных документах, распространяющихся на все категории работников, таких, как:
- Трудовой кодекс Российской Федерации,
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 27.12.2009),
- постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»,
не содержится обязанности заводить личные дела на работников, а также самого понятия «личное дело».
Но для отдельных организаций формирование личных дел работников и поддержание их в актуальном состоянии является обязательным. В частности, для сферы государственной службы. Например, положения, обязывающие вести личные дела на государственных служащих, содержатся в Федеральном законе от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. от 14.02.2010), в Указе Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (ред. от 23.10.2008).
Иногда упоминание о личных делах можно встретить в отдельных документах рекомендательного характера, например, в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров».
Соответственно, организации, работники которых не состоят на государственной (а равно муниципальной) службе, не обязаны вести личные дела на своих работников. Поэтому здесь, скорее, можно говорить об уже сложившейся практике кадрового делопроизводства: формировать комплект документов о работнике в так называемое личное
дело. Однако, несмотря на отсутствие прямого законодательного предписания, мы настоятельно рекомендуем формировать и поддерживать в актуальном состоянии личные дела на всех работников, поскольку:
- формирование и дальнейшее ведение личных дел позволяет обеспечить систематизированное оперативное хранение основных документов, касающихся каждого работника, в кадровом или ином ответственном подразделении организации, защитить их от порчи и утраты;
- с помощью грамотно оформленной обложки и описи документов в каждом личном деле работник кадровой или иной ответственной службы может по требованию руководства или органа надзора и контроля оперативно найти и предоставить запрошенный документ, содержащий информацию о работнике и его трудовой деятельности;
- правильно организованная работа с личными делами работников обеспечивает конфиденциальность содержащихся в них персональных данных. Ведь данные о работниках относятся к защищаемым законом персональным данным (гл. 14 Трудового кодекса РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «О персональных данных»), и работодатель обязан соблюдать в отношении соответствующих документов, содержащих охраняемую информацию о работниках, установленные требования, в том числе обеспечить их надлежащее хранение, при необходимости – передачу и защиту от неправомерного использования, утраты. Все перечисленные действия на практике легче осуществить с документами, сгруппированными в личные дела;
- в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации» в случае ликвидации каждая организация обязана передать все документы по личному составу в архив. Передача документов в составе сформированного личного дела производится несравненно легче, поскольку закон изначально требует их передавать в упорядоченном виде.
Отсутствие в вашей организации личных карточек по унифицированной форме № Т-2 на бумажных носителях свидетельствует о нарушении, за которое могут привлечь работодателя и его представителей к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Дело в том, что в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках») с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку(причем форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики). Данное требование может быть выполнено при распечатке личной карточки на бумажном носителе и не соблюдается при ведении карточек только в электронном виде.
При оформлении личной карточки также необходимо учитывать следующее. В связи с тем что личная карточка является документом длительного хранения (75 лет по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558), для ее изготовления рекомендуется использовать обложечную бумагу (или тонкий картон). В противном случае личная карточка так долго в надлежащем виде может и не сохраниться.