Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Вопрос
Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.
Отвечает

Такого нормативного правового акта нет, потому что по общим правилам делопроизводства, по обычаям делового оборота и по давно сложившимся управленческим нормам понятия о простой «замене» не существует. Просто замена обычно трактуется как подмена (фальсификация), уголовно наказывается и действительно запрещена.

По отношению к документам применяются официальные способы замены, например:

  • признание утратившим силу распорядительного документа или его пункта;
  • отзыв доверенности или коммерческого предложения;
  • утрата силы или признание недействительным письма в связи с допущенной ошибкой (как, правило, технической) или в связи с истечением действительности предложения и т.п.

Непонятно, в связи с какой необходимостью требуются замена и удаление из входной формы СЭД сканированного образа документа. Как правило, обязательно сканируются поступающие (входящие) документы. А если речь идет о внутренних и отправляемых документах, то необходимость замены скан-образа может возникнуть только в случае неправильного оформления и выявления фактических ошибок уже после подписания документов собственноручными подписями руководителя или уполномоченных им должностных лиц.

Вы правильно действуете, когда разъясняете, что в СЭД, как и при традиционном делопроизводстве, просто заменить документ нельзя. Служба делопроизводства не может совершить подлог. Но рабочие ситуации могут сложиться по-разному, и, не давая рекомендаций, мы можем лишь порассуждать о них.

Формально (с изданием приказа или иного документа с изменением даты и регистрационного индекса) и на деле без формализации этого процесса (но в исключительных случаях) «отозвать» документ под свою ответственность может то должностное лицо, которое его подписало.

В беседах с исполнителями необходимо доводить это правило до их сведения, не поддавайтесь на просьбы или указания неуполномоченных сотрудников. В случае назревающих служебных конфликтов информируйте своего непосредственного или вышестоящего руководителя о просьбах совершить несанкционированные действия в СЭД.

В традиционном бумажном делопроизводстве все риски регистрации и внесения новой записи в журнал регистрации берет на себя руководитель, а служба делопроизводства только выполняет его указание. Опыт показывает, что в этих случаях в порядке исключения в соответствующих журналах регистрации документов оформляются отметки, например: «запись № 123 от 09.07.2021 внесена ошибочно» или «запись № 123 от 09.07.2021 недействительна». Такие отметки подписываются и датируются руководителем службы делопроизводства, который в конце года не должен забыть в удостоверительной записи к годовому разделу журнала указать, что 1 запись внесена ошибочно.

По этому же алгоритму (и с проставлением в РКК таких же отметок, если входная форма случайно заполнена неправильно) в исключительных случаях можно действовать и в СЭД, в которой все наглядно видно, все входные формы дополнительно идентифицируются и нумеруются как информационные объекты по системным счетчикам.

Необходимо проверить свои права доступа в СЭД. Обычно служба делопроизводства наделяется правами редактора (editor), имеет возможность вносить изменения и дополнения, в т.ч. во входные формы (РКК), и подписывать их той простой подписью, которую поддерживает СЭД. В связи с редакторскими правами служба делопроизводства может получить возможность:

  • удалять РКК целиком (но ее идентификационный номер использовать еще раз будет нельзя, т.к. счетчики номеров входных форм – системные);
  • изменять и дополнять информацию в полях форм и производить иные подобные действия.

Но протокол контроля действий в СЭД (системный протокол) все равно будет фиксировать все действия с той или иной входной формой, скан-образами в ней и документами.

Поэтому проверьте положение о СЭД и наличие прав редактора (прав на внесение изменений), которые обычно официально закрепляются за службой делопроизводства. Используйте права правильно и лишь по указанию того лица, которое подписало документ.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Дата регистрации протокола и дата проведения заседания / совещания

При разработке шаблонов протоколов столкнулись с вопросом о регистрации документа. Руководство настаивает, что в протоколе должны быть: – дата регистрации и – дата проведения заседания / совещания. То есть такой порядок реквизитов: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата регистрации, регистрационный номер /индекс, заголовок, дата проведения заседания, текст… и т. п. Получается, что у протокола будут 2 даты. Бывают случаи, когда протокол трехсторонний и на его согласование и подписание уходит 2, а то и 3 месяца, поэтому руководство настаивает на проставлении даты проведения совещания и отдельно даты регистрации.

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Выпадающие списки в Excel

При ведении журнала регистрации документов или иного реестра есть поля и графы таблицы, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Поможем вам освоить его создание и применение в Excel – начнем с простых инструментов и перейдем к более сложным: простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?