Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: организация может использовать денежные средства, поступившие в кассу обособленного подразделения, на общие нужды организации, в том числе путем выдачи под отчет денежных средств из кассы подразделения своему работнику и последующей оплаты этими средствами товаров, работ, услуг сторонних организаций.
Обоснование вывода Гражданское законодательство не запрещает юридическим лицам создавать обособленные подразделения, которые не являются филиалами или представительствами в смысле ст. 55 ГК РФ. Возможность создания таких подразделений нормативными актами не ограничена, а требования указывать данные обособленные подразделения в учредительных документах создавшего их лица законодательство не содержит. Такое подразделение не является юридическим лицом (ст. 48–50 ГК РФ), не может рассматриваться как самостоятельный субъект гражданских правоотношений, а значит, все права и обязанности по совершаемым им операциям принадлежат юридическому лицу в целом. Поэтому организация вправе распоряжаться денежными средствами, поступившими в кассу обособленного подразделения, в интересах не только данного подразделения, но и всей компании.
В настоящее время операции с наличными денежными средствами регламентированы следующими нормативными актами:
- положением ЦБР от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 373-П);
- указанием ЦБР от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее – Указание № 1843-У).
Согласно п. 1.4 Положения № 373-П юридическое лицо обязано хранить наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег на банковских счетах. В Положении № 373-П, в отличие от ранее действовавшего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, не говорится о том, в каких случаях организация может потратить поступающую наличную выручку, не сдавая ее в кредитную организацию. Однако п. 2 Указания № 1843-У установлено, что юридические лица могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии:
- на заработную плату;
- на иные выплаты работникам (в том числе социального характера);
- на стипендии;
- на командировочные расходы;
- на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- на выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- на выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.
Таким образом, организация может расходовать наличные денежные средства, поступившие в кассу обособленного подразделения, на оплату поступивших от поставщиков товаров, выполненных работ или оказанных услуг. Предварительной сдачи указанных сумм в банк и последующего их снятия не требуется.
При этом порядок выдачи денежных средств из кассы разъясняется в главе 4 Положения № 373-П. Выдача наличных денег работнику организации под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, проводится согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения № 373-П). Отметим, что ни предельного размера, ни максимального срока, на который могут выдаваться подотчетные суммы, Положением № 373-П не установлено. Единственное ограничение таково: выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 4.4 Положения № 373-П).
Работник, получивший деньги под отчет, обязан в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П).
